Аутсорсинг печати (MPS)— это эффективный способ оптимизировать печатную инфраструктуру и снизить расходы. Также он позволяет оценить и проанализировать ИТ-инфраструктуру клиента. Компания отказывается от крупных инвестиций в покупку оборудования и обучение персонала. Вместо этого она передает обслуживание печатной техники на аутсорсинг.
Нередко организации не решаются на внедрение MPS, поскольку либо уже сталкивались с неудачным опытом переключения на аутсорсинг офисной печати, либо слышали негативные истории об этом от других компаний. Есть несколько частых ошибок, которые делают организации при переходе на аутсорсинг.
Неправильное распределение бюджета
Бюджет — ключевой и сложный аспект MPS-контракта. Обычно MPS предполагает переход от капитальных вложений к операционным, что экономит средства. Опытный исполнитель оценивает стоимость владения на период от трех до пяти лет и рассчитывает экономию для заказчика, включая косвенную выгоду (налог на собственность, время сотрудников на поддержку оборудования и т.д.).
Могут возникнуть непредвиденные расходы. Если в контракте не предусмотрены покупка техники, расходников и выезды инженеров, счета могут оказаться неожиданными. Также в бюджет могут не войти работы, которые снижают стоимость проекта на начальном этапе (пусконаладочные, поддержка сервиса). MPS предполагает включение в услугу всех расходов заказчика. Заказчик должен четко понимать, за что он платит.
Выбор контракта в зависимости от цены
Выбор поставщика услуг не по уровню качества, а по цене — это риск столкнуться с ситуацией, когда «скупой платит дважды». Если цены на аутсорсинг печати слишком низкие, это скорее всего связано с использованием б/у оборудования и неоригинальных (низкопробных) расходных материалов. Кроме того, для выполнения работ может привлекаться несертифицированный аутсорсер. В результате клиент сталкивается с проблемами, такими как неудовлетворительные отпечатки, быстрая поломка техники или отсутствие стандартизации качества отпечатков. Такой сервис SLA не оправдывает ожиданий и только отнимает время и деньги.
Отсутствие аудита
Аудит – это процесс, который позволяет определить потребности заказчика как в бизнес-сфере, так и в области использования продукта. Если не сделать аудит, то исполнители не смогут донести до руководителя точку зрения пользователей о существующем функционале, поставленном оборудовании и их запросы по отношению к отсутствующим опциям. Например, недоступности скоростного копирования, архивного сканирования или использования одновременно нескольких аппаратов. В итоге исполнитель выполняет задачи, поставленные руководством компании, но пользователи не получают необходимых инструментов.
Отсутствие пробного проекта
MPS в комплексе включает аудит, пилотный проект, внедрение и последующую поддержку. Пилотный проект — немаловажный этап, требующий особого внимания исполнителя и заказчика. Он проводится для оценки соответствия реального проекта начальному плану. В ходе пилотного проекта могут обнаружиться недочеты, что может привести к остановке или неполной реализации бизнес-процессов и финансовым потерям.
Осуществление проекта без привлечения заказчика
При работе с организациями, имеющими сложную структуру, поставщики взаимодействуют не напрямую с заказчиком, а с интегратором или IT-провайдером. Эффективное взаимодействие с заказчиком помогает управлять ожиданиями обеих сторон: поставщик получает четкие запросы от бизнеса, а клиент понимает, какая услуга будет предоставлена до начала проекта, и видит, как все будет работать на этапе пилотного запуска. Это позволяет иметь актуальную информацию на каждом этапе проекта, избегать ошибок и реализовывать проект в соответствии с ожиданиями всех участников.
Организация «Копи-Консалтинг» — надежный партнер в сфере MPS и предлагает профильный аутсорсинг печати в Москве или области. Предоставляется техподдержка и высококачественный сервис.
