Оптимизация расходов, в том числе на печать, интересует все компании без исключения. Известно, что затраты на покупку печатающей техники и ее обслуживание "съедают" значительную часть прибыли. Поэтому аутсорсинг печати становится популярной услугой, которая позволяет хорошо сэкономить бюджет и освободить заказчика от выполнения ряда рутинных задач.
Что такое аутсорсинг печати сейчас
Понятие аутсорсинга офисной печати характеризует ряд мероприятий, цель которых полностью освободить заказчика от задач, связанных с покупкой, ремонтом, использованием и обслуживанием печатающей оргтехники. Подрядчик полностью обеспечивает клиента оборудованием и расходными материалами, настраивает и обновляет программное обеспечение, ведет учет объемов печати. От поставщика услуг требуется бесперебойная и качественная печать документов при минимизации затрат на нее. Аутсорсинг печати будет актуален как для крупных компаний, так и небольших организаций - объемы печати и количество оборудования не имеют никакого значения.
Аутсорсинг печати часто путают с покопийным обслуживанием, но это совершено разные услуги. Покопийная печать подразумевает только оплату количества сделанных отпечатков, обслуживание оборудования и расходники, за качество печати, безопасность данных несет ответственность заказчик.
Почему аутсорсинг выгоден
При переходе на аутсорсинг печати экономия может составить от 30 до 60%. Основными факторами, которые влияют на снижение затрат являются:
- оптимизация печатающих устройств, подбор актуальной техники с невысокой стоимостью отпечатка;
- отсутствие затрат на покупку новой техники, так как оборудование чаще всего берется в аренду или лизинг;
- использование картриджей большего объема, что снижает цену отпечатка;
- снижение объема работ для штатных IT-специалистов;
- внедрение моделей принтеров и МФУ с большим ресурсом эксплуатации;
- нет необходимости в складе расходных материалов и запчастей;
- постоянная техподдержка и консультационная помощь;
- отсутствие затрат на незапланированный или срочный ремонт;
- при одном поставщике техники и расходных материалов не нужно искать специалистов для решения внезапных проблем.
При этом всем цены на услугу аутсорсинга печати - более чем демократичные.
Что стоит учитывать при переходе на аутсорсинг
При огромном списке преимуществ, аутсорсинг печати все же имеет ряд особенностей, которые стоит учитывать:
- при использовании принтеров и МФУ без счетчика печати могут возникнуть проблемы с учетом объемов печати;
- струйные принтеры не дают точной информации для учета копий, потребуется замена на лазерные устройства, что подходит не для всех видов деятельности;
- для внедрения аутсорсинга потребуется не один месяц, а для компаний с региональной сетью этот процесс может растянуться на 4-6 месяцев;
- поставщик услуг аутсорсинга получает доступ практически ко всей информации компании, поэтому остро стоит вопрос доверия.
Вопрос безопасности информации так же может стать причиной отказа от аутсорсинга печати. Поэтому рекомендуется подбирать ответственного поставщика услуг с хорошей репутацией. Также нелишним будет разработка соглашения о неразглашении любых полученных сведений, подбор техники с высоким уровнем информационной защиты, внедрение дополнительных мер - авторизация пользователей, шифрование печати и накопителя принтера.
Обеспечить высокий уровень безопасности данных и качественные услуги аутсорсинга печати в Москве способна компания "Копи-Консалтинг". Специалисты компании располагают необходимым опытом внедрения аутсорсинга, чтобы обеспечить качественную, безопасную и недорогую печать.
