Западные и российские компании стремятся сэкономить на печати. Они предпринимают разные меры — от регулярной перезаправки картриджей до внедрения комплексных изменений. Наиболее эффективным способом экономии является передача печати на аутсорсинг. С помощью такого подхода удается сэкономить до 40% бюджета, выделенного на непрофильные расходы.
Аналитики компании Quocirca в 2016 году исследовали рынок аутсорсинга печати (по-английски — Managed Printing Services) и пришли к выводу, что он стабильный. Всего было опрошено более 200 фирм из разных стран. Из них 45% уже более 5 лет экономят на печати с помощью аутсорсинга. При этом компании смогли снизить свои годовые расходы на печать до 30%.
Почему фирмы переходят на аутсорсинг? Потому что хотят снизить издержки, гарантировать себе безопасность, получить качественный сервис и воспользоваться выгодными предложениями от компании, предоставляющей печатный парк на аутсорсинг.
Аналитики IDC провели аналогичное исследование, но на российском рынке. В опросе принимали участие 166 отечественных компаний. Из них 65% сообщили о том, что выгоднее отдать печать на аутсорсинг, чем покупать МФУ и принтеры. Также 63% из них отметили, что аутсорс позволяет ускорить процесс печати и уменьшить ее себестоимость.
Что такое MPS (аутсорсинг печати)?
Передача управления всем печатным оборудованием и сопутствующими процессами компании, специализирующейся в этой сфере. Этот шаг помогает фирме добиться бесперебойного процесса, повышения контролируемости бумажного документооборота и высокого качества печати. К тому же не надо нанимать лишних сотрудников.
Отделы компании, ответственные за печать, освобождаются от этой работы и могут полностью сконцентрироваться на выполнении более профильных задач. Еще не нужно вкладывать деньги из бюджета на приобретение инфраструктуры. Эти средства можно направить на развитие бизнеса.
По данным аналитиков передача печати на аутсорсинг позволяет сэкономить от 25 до 40%. На Западе эта практика широко распространена, а в России — только начинается популяризация MPS. Причина отставания заключается в высоких процентных ставках банков, у которых компании готовы взять в кредит для финансирования проектов. Другие причины:
- Сложности с сопряжением при сотрудничестве с несколькими компаниями по аутсорсингу
- Проблемы управленческого характера
- Нарушение установленных регламентов печати
- Низкая скорость получения информации от разных ИС предприятия
Решить эти проблемы можно путем внедрения специальных информационных систем, которые бы улучшили управление печатью. В такую систему могут входить все компании- аутсорсеры, с которыми ведется сотрудничество.
Особенности сферы печати в России
Российский рынок печати напрямую зависит от курса рубля. Если валюта дешевеет (по отношению к доллару), то растет цена печати одного бумажного экземпляра. В такой ситуации российские заказчики достаточно уязвимы. Поэтому они стремятся снизить расходы на печать. Но делают они это по-разному.
Внедряют мобильные технологии, используют умную маршрутизацию, ужесточают контроль над печатью, выполняют более расширенную аналитику, применяют различные политики печати в рамках аутсорсинга. Конечная цель — создание прозрачной схемы ценообразования, чтобы заказчик видел из чего складывается стоимость печати.
