Главная / Статьи / Как провести аудит офисной печати и что он даст

Как провести аудит офисной печати и что он даст

Задумавшись об оптимизации процесса печати, нужно вначале обязательно разобраться какие устройства в офисе есть, в каком режиме они работают, сколько бумаги расходуется и как часто меняются картриджи. Это "три кита" аудита офисной печати. Собрав нужную информацию, будет легко определить мероприятия, призванные сократить расходы на печать.

Аудит техники

Небольшие принтеры и мощные МФУ приобретаются постепенно. Редко кто в компании задумывается, нужно ли такое количество и насколько эффективно используется каждое устройство. Для того чтобы узнать есть ли в офисе "лишние" принтеры и МФУ, понадобится специальная программа для мониторинга объемов печати. А вот информацию о технике нужно будет собрать вручную.

Для аудита офисной печатной техники нужно в таблицу внести данные о каждом устройстве:

  • Название
  • Начальную стоимость
  • Срок эксплуатации
  • Рекомендуемая месячная нагрузка (не путать с максимальной пиковой), которая указана производителем
  • Место расположения в офисе (отдел, назначение кабинета, в центре или возле какой стены помещения)
  • Количество ремонтов за год

После завершения мониторинга объемов печати напротив каждого устройства вносится информация о количестве распечатанных страниц.

Анализ собранных данных позволит определить, какое устройство практически простаивает, а какое часто отправляется в ремонт из-за постоянной переработки. Так, например, принтер в углу будет мало задействован, потому что к нему неудобно подойти. В то же время у техники в центре кабинета или ближе к выходу будет регулярно переполнена очередь печати.

Собранные сведения также позволят выявить закономерность между количеством ремонтов и сроком эксплуатации техники. Часто на морально устаревшие модели уже нет оригинальных деталей, а совместимые служат недолго. В этом случае лучше списать старый принтер, чем ежегодно тратить на его ремонт средства, сопоставимые с покупкой новой техники.

аудит офисной печатиЗагруженность самых дорогих устройств анализируют дополнительно. Часто при закупке новой техники выбирается самая дорогая в расчете на ее долгую работу. В результате иногда мощные МФУ не вырабатывают и 20% от возможной месячной нагрузки в 200-400 тыс. страниц в месяц. Их рекомендуется переставить в самое "проходное" место, а в дальнейшем закупать среднюю по цене технику, рассчитанную на 20-30 тыс. страниц ежемесячно.

Аудит картриджей

Для анализа расходов на заправку картриджей также составляется таблица. В ней для каждого устройства указывается происхождение картриджа (совместимый или оригинальный), срок эксплуатации, заявленный ресурс одной заправки, частоту поломок печатного устройства. Из результатов мониторинга в таблицу переносится количество отпечатанных страниц.

Анализ собранных данных поможет выявить устройства, на которых картриджи не отрабатывают запланированный объем. Это может произойти из-за печати документации с большой заливкой. Вторая причина использование совместимых картриджей, которые часто ведут себя непредсказуемо и даже могут приводить к частой поломке техники.

Аудит расхода бумаги

Для анализа расходов на офисную бумагу достаточно сопоставить данные о количестве отпечатанных страниц (из программного мониторинга) и количество закупленных пачек. Небольшое расхождение не критично, ведь сотрудники могут часть записей вести от руки. Если закупки превышают расход в 2 раза, то нужно искать куда расходуются неучтенные листы.

После завершения аудита офисной печати будет четкое понимание нужна ли новая техника, сколько бумаги действительно необходимо компании ежемесячно. На основании проведенного аудита строятся планы по оптимизации процесса печати, уменьшения расходов на него.

 
Особенности выбора подрядчика на аутсорсинг печати
27.01.21
Особенности выбора подрядчика на аутсорсинг печати

Подбирая подрядчика, который будет заниматься аутсорсингом печати, многие компании ориентируются только на ценовую политику. Такой подход может привести к ухудшению качества обслуживания и другим неприятным последствиям. Что следует учитывать, выбирая подрядчика на аутсорсинг печати?

Почему нужно объективно оценивать себестоимость печатной продукции?
11.01.21
Почему нужно объективно оценивать себестоимость печатной продукции?

Компаниям нужно научиться объективно оценивать себестоимость печатной страницы, чтобы понимать масштаб расходов и искать решения для их минимизации. Что значит объективно?

Приложение Net Manager эффективно управляет и мониторит печать
21.12.20
Приложение Net Manager эффективно управляет и мониторит печать

Контроль расходов на печать документации и сохранение в секрете содержащейся в ней информации легко обеспечить с приложением KYOCERA Net Manager (KNM).

Решение проблем офисной печати — покопийные контракты
15.12.20
Решение проблем офисной печати — покопийные контракты

В чем успех процветающих компаний? Составляющих много, и одна из них — концентрация усилий на основных направлениях деятельности, безжалостное урезание любых непрофильных затрат. Что это значит? Все неспециализированные для предприятия или организации сферы переводятся на аутсорсинг.

Зачем нужен аудит офисной печати для компаний?
09.12.20
Зачем нужен аудит офисной печати для компаний?

Каждый офис в целях экономии стремится оптимизировать использование собственного парка оргтехники и сэкономить бюджет на приобретение расходных материалов. Самым эффективным методом достижения этой цели является аудит печати в офисе. Компания «Копи-Консалтинг» предлагает эту услугу по доступной цене.

Аутсорсинг печати: учёт, контроль и экономия
13.11.20
Аутсорсинг печати: учёт, контроль и экономия

Почему компании передают такие внутренние сервисы, как офисная печать на аутсорсинг? Потому что они стремятся уменьшить издержки.

ЗАЯВКА ОНЛАЙН!
Оставьте заявку и наши специалисты свяжутся с Вами в ближайшее время
Например, Александр
Например, +7 (499) 197-02-74

Способы оплаты:

Безналичная оплата

Ждём Вашего звонка:
Мы находимся по адресу:
123423, Россия, Москва, улица Народного Ополчения, 34с1, БЦ «Иткол»
Яндекс.Метрика LiveInternet counter