Главная / Статьи / Как провести аудит офисной печати и что он даст

Как провести аудит офисной печати и что он даст

Задумавшись об оптимизации процесса печати, нужно вначале обязательно разобраться какие устройства в офисе есть, в каком режиме они работают, сколько бумаги расходуется и как часто меняются картриджи. Это "три кита" аудита офисной печати. Собрав нужную информацию, будет легко определить мероприятия, призванные сократить расходы на печать.

Аудит техники

Небольшие принтеры и мощные МФУ приобретаются постепенно. Редко кто в компании задумывается, нужно ли такое количество и насколько эффективно используется каждое устройство. Для того чтобы узнать есть ли в офисе "лишние" принтеры и МФУ, понадобится специальная программа для мониторинга объемов печати. А вот информацию о технике нужно будет собрать вручную.

Для аудита офисной печатной техники нужно в таблицу внести данные о каждом устройстве:

  • Название
  • Начальную стоимость
  • Срок эксплуатации
  • Рекомендуемая месячная нагрузка (не путать с максимальной пиковой), которая указана производителем
  • Место расположения в офисе (отдел, назначение кабинета, в центре или возле какой стены помещения)
  • Количество ремонтов за год

После завершения мониторинга объемов печати напротив каждого устройства вносится информация о количестве распечатанных страниц.

Анализ собранных данных позволит определить, какое устройство практически простаивает, а какое часто отправляется в ремонт из-за постоянной переработки. Так, например, принтер в углу будет мало задействован, потому что к нему неудобно подойти. В то же время у техники в центре кабинета или ближе к выходу будет регулярно переполнена очередь печати.

Собранные сведения также позволят выявить закономерность между количеством ремонтов и сроком эксплуатации техники. Часто на морально устаревшие модели уже нет оригинальных деталей, а совместимые служат недолго. В этом случае лучше списать старый принтер, чем ежегодно тратить на его ремонт средства, сопоставимые с покупкой новой техники.

аудит офисной печатиЗагруженность самых дорогих устройств анализируют дополнительно. Часто при закупке новой техники выбирается самая дорогая в расчете на ее долгую работу. В результате иногда мощные МФУ не вырабатывают и 20% от возможной месячной нагрузки в 200-400 тыс. страниц в месяц. Их рекомендуется переставить в самое "проходное" место, а в дальнейшем закупать среднюю по цене технику, рассчитанную на 20-30 тыс. страниц ежемесячно.

Аудит картриджей

Для анализа расходов на заправку картриджей также составляется таблица. В ней для каждого устройства указывается происхождение картриджа (совместимый или оригинальный), срок эксплуатации, заявленный ресурс одной заправки, частоту поломок печатного устройства. Из результатов мониторинга в таблицу переносится количество отпечатанных страниц.

Анализ собранных данных поможет выявить устройства, на которых картриджи не отрабатывают запланированный объем. Это может произойти из-за печати документации с большой заливкой. Вторая причина использование совместимых картриджей, которые часто ведут себя непредсказуемо и даже могут приводить к частой поломке техники.

Аудит расхода бумаги

Для анализа расходов на офисную бумагу достаточно сопоставить данные о количестве отпечатанных страниц (из программного мониторинга) и количество закупленных пачек. Небольшое расхождение не критично, ведь сотрудники могут часть записей вести от руки. Если закупки превышают расход в 2 раза, то нужно искать куда расходуются неучтенные листы.

После завершения аудита офисной печати будет четкое понимание нужна ли новая техника, сколько бумаги действительно необходимо компании ежемесячно. На основании проведенного аудита строятся планы по оптимизации процесса печати, уменьшения расходов на него.

Сколько принтеров необходимо в офис: как определить
28.05.25
Сколько принтеров необходимо в офис: как определить
В организации печати есть несколько подходов. Один из них: сотрудник покупает бумагу, а отдел IT — принтеры и картриджи. Существуют и другие варианты. Можно взять технику в аренду и платить за количество отпечатков, а не за пачки бумаги или десятки картриджей на складе.
Как правильно выбрать МФУ для офиса: на что обратить внимание
13.05.25
Как правильно выбрать МФУ для офиса: на что обратить внимание
Под многофункциональными устройствами (МФУ) подразумевают технику, которая объединяет в одном девайсе принтер, копир и сканер. Такой подход намного выгоднее и удобнее, чем покупка отдельных устройств. Поэтому выбор МФУ - более сложная задача.
Как эффективно улучшить сервис печати: 6 способов
23.04.25
Как эффективно улучшить сервис печати: 6 способов
Надежный сервис печати - это залог бесперебойной работы в любом офисе и бизнесе. Ведь принтеры, а также многофункциональные устройства (МФУ) каждый день активно эксплуатируются для распечатки большого количества документов, отчетов и договоров.
Какой принтер выгоднее к покупке: черно-белый или цветной
10.04.25
Какой принтер выгоднее к покупке: черно-белый или цветной
Распечатка документов без посещения копицентра приобретает все большее распространение. При выборе между полноцветным и черно-белым принтерами надо учитывать и цену, и технические характеристики, их плюсы и минусы.
Искусственный интеллект в принтерах: новое слово в печати
24.03.25
Искусственный интеллект в принтерах: новое слово в печати
Стремительное развитие и широкое распространение технологий искусственного интеллекта затрагивает все большее число сторон человеческой деятельности. Одним из направлений, где влияние ИИ становится всё более ощутимым, является сфера печати.
Аренда МФУ: шесть случаев экономии и увеличения прибыли для бизнеса
04.03.25
Аренда МФУ: шесть случаев экономии и увеличения прибыли для бизнеса
Аутсорсинг офисной печати (долгосрочный) предлагает аренду принтеров и МФУ на период от месяца до года с оплатой по фиксированной ставке, включая установку, настройку, обслуживание и замену расходных материалов.
Актуальность покопийной печати и насколько это выгодно
24.02.25
Актуальность покопийной печати и насколько это выгодно
В случае, если организация не хочет закупать технику и обслуживать ее, то она заключает покопийный контракт с компанией-подрядчиком и платит ей не за сами принтеры, а только за количество отпечатанных страниц. Аутсорсер предоставляет оборудование для печати.

Способы оплаты:

Безналичная оплата

Ждём Вашего звонка:
Мы находимся по адресу:
121467, Россия, Москва, улица Молдавская, дом 5, БЦ «ГрандКонсалт»
Яндекс.Метрика LiveInternet counter