Главная / Статьи / Как провести аудит офисной печати и что он даст

Как провести аудит офисной печати и что он даст

Задумавшись об оптимизации процесса печати, нужно вначале обязательно разобраться какие устройства в офисе есть, в каком режиме они работают, сколько бумаги расходуется и как часто меняются картриджи. Это "три кита" аудита офисной печати. Собрав нужную информацию, будет легко определить мероприятия, призванные сократить расходы на печать.

Аудит техники

Небольшие принтеры и мощные МФУ приобретаются постепенно. Редко кто в компании задумывается, нужно ли такое количество и насколько эффективно используется каждое устройство. Для того чтобы узнать есть ли в офисе "лишние" принтеры и МФУ, понадобится специальная программа для мониторинга объемов печати. А вот информацию о технике нужно будет собрать вручную.

Для аудита офисной печатной техники нужно в таблицу внести данные о каждом устройстве:

  • Название
  • Начальную стоимость
  • Срок эксплуатации
  • Рекомендуемая месячная нагрузка (не путать с максимальной пиковой), которая указана производителем
  • Место расположения в офисе (отдел, назначение кабинета, в центре или возле какой стены помещения)
  • Количество ремонтов за год

После завершения мониторинга объемов печати напротив каждого устройства вносится информация о количестве распечатанных страниц.

Анализ собранных данных позволит определить, какое устройство практически простаивает, а какое часто отправляется в ремонт из-за постоянной переработки. Так, например, принтер в углу будет мало задействован, потому что к нему неудобно подойти. В то же время у техники в центре кабинета или ближе к выходу будет регулярно переполнена очередь печати.

Собранные сведения также позволят выявить закономерность между количеством ремонтов и сроком эксплуатации техники. Часто на морально устаревшие модели уже нет оригинальных деталей, а совместимые служат недолго. В этом случае лучше списать старый принтер, чем ежегодно тратить на его ремонт средства, сопоставимые с покупкой новой техники.

аудит офисной печатиЗагруженность самых дорогих устройств анализируют дополнительно. Часто при закупке новой техники выбирается самая дорогая в расчете на ее долгую работу. В результате иногда мощные МФУ не вырабатывают и 20% от возможной месячной нагрузки в 200-400 тыс. страниц в месяц. Их рекомендуется переставить в самое "проходное" место, а в дальнейшем закупать среднюю по цене технику, рассчитанную на 20-30 тыс. страниц ежемесячно.

Аудит картриджей

Для анализа расходов на заправку картриджей также составляется таблица. В ней для каждого устройства указывается происхождение картриджа (совместимый или оригинальный), срок эксплуатации, заявленный ресурс одной заправки, частоту поломок печатного устройства. Из результатов мониторинга в таблицу переносится количество отпечатанных страниц.

Анализ собранных данных поможет выявить устройства, на которых картриджи не отрабатывают запланированный объем. Это может произойти из-за печати документации с большой заливкой. Вторая причина использование совместимых картриджей, которые часто ведут себя непредсказуемо и даже могут приводить к частой поломке техники.

Аудит расхода бумаги

Для анализа расходов на офисную бумагу достаточно сопоставить данные о количестве отпечатанных страниц (из программного мониторинга) и количество закупленных пачек. Небольшое расхождение не критично, ведь сотрудники могут часть записей вести от руки. Если закупки превышают расход в 2 раза, то нужно искать куда расходуются неучтенные листы.

После завершения аудита офисной печати будет четкое понимание нужна ли новая техника, сколько бумаги действительно необходимо компании ежемесячно. На основании проведенного аудита строятся планы по оптимизации процесса печати, уменьшения расходов на него.

 
Что важно знать для определения лучшего МФУ
13.07.21
Что важно знать для определения лучшего МФУ

Производители печатающих устройств предлагают такой большой ассортимент техники, что выбрать среди них лучшее сложно. В поисках идеального МФУ прежде всего нужно определить какие его характеристики важны именно для вас. Чтобы написать список требований к ПУ было проще, рассмотрим на что стоит обращать внимание в разных сегментах их использования.

Продлеваем срок службы принтера
08.07.21
Продлеваем срок службы принтера

Лазерный принтер — необходимая офисная техника и помощник. Без него нельзя распечатать нужный документ, накладные и договора, оцифровать архив. Каждому из нас хочется, чтобы нужное нам оборудование служило верой и правдой, не подвело в ответственный момент и не создавало лишних трудностей. И такой результат достижим, если знать несколько лайфхаков.

Почему выгодно передать процессы печати в управление
28.06.21
Почему выгодно передать процессы печати в управление

Пандемия заставила бизнес серьезно заняться оптимизацией расходов, в том числе передать некоторые второстепенные функции в аутсорсинг специализированным организациям. В условиях коронавирусных ограничений хорошо зарекомендовала себя оптимизация затрат на печать.

Ремонт оргтехники Kyocera
15.06.21
Ремонт оргтехники Kyocera

Успешное ведение бизнеса невозможно без качественной, исправно работающей оргтехники. Большой популярностью пользуются МФУ, принтеры и копиры японской компании Kyocera. Они просты в применении, обеспечивают качественную и быструю печать, не требуют больших расходов на обслуживание. Но даже такие надежные устройства со временем утрачивают свою функциональность.

Аутсорсинг печати - то, что нужно современным крупным компаниям
27.05.21
Аутсорсинг печати - то, что нужно современным крупным компаниям

Объемы офисной печати не уменьшились с появлением интернета. Хотя многие предполагали, что это произойдет (так как начал развиваться электронный документооборот). Но на самом деле вместе с появлением "всемирной паутины" необходимость в печатной продукции возросла в несколько раз. Это заставило руководителей больших предприятий и организаций озаботится издержками, связанными с покупкой чернил, бумаги и печатного оборудования.

Почему выбирают долгосрочную аренду
13.05.21
Почему выбирают долгосрочную аренду

Владельцы небольших и средних предприятий нередко считают целесообразным решение не закупать оргтехнику, а брать ее в долгосрочную аренду. В этом они видят более экономичный подход и другие плюсы.

Переход компании на аутсорсинг печати и почему это выгодно
29.04.21
Переход компании на аутсорсинг печати и почему это выгодно

Для того, чтобы компания работала эффективнее и стала более конкурентоспособной, её руководству нужно принять ряд важных мер, среди которых должна быть и грамотная, продуманная оптимизация расходов. В рамках оптимизации компания может перейти на аутсорсинг печати.

ЗАЯВКА ОНЛАЙН!
Оставьте заявку и наши специалисты свяжутся с Вами в ближайшее время
Например, Александр
Например, +7 (499) 197-02-74

Способы оплаты:

Безналичная оплата

Ждём Вашего звонка:
Мы находимся по адресу:
123423, Россия, Москва, улица Народного Ополчения, 34с1, БЦ «Иткол»
Яндекс.Метрика LiveInternet counter