Главная / Статьи / Как оптимизация печати помогает сократить расходы

Как оптимизация печати помогает сократить расходы

ПринтерНеобходимость оптимизации офисных расходов остро стоит перед многими компаниями. Эксперты рекомендуют в первую очередь уделить внимание затратам, связанным с печатью. Можно провести ревизию печатающихся документов и часть из них разрешить использовать только в электронном виде. Если введение электронного документооборота не привело к снижению количества закупаемой бумаги и тонера, нужно заняться оптимизацией связанных с печатью процессов.

Что предполагает оптимизация печати

На первом этапе необходим полный аудит всего парка печатающего оборудования. Сравнительный анализ производительности каждого принтера и МФУ с реальным количеством печатающихся на нем документов позволит выявить нерационально используемое оборудование. Также анализируются затраты на ремонт и обслуживание каждого устройства, частота поломок из-за неправильной настройки или использования не оригинальных картриджей. Иногда убрав лишние или старые МФУ и принтеры, переставив некоторые в более удобное для сотрудников место уже можно получить экономию расхода тонера, затрат на ремонт и техобслуживание.

Оптимизация печати предполагает также анализ печатающихся документов. Специальные программы фиксируют сколько страниц, с какой степенью заливки отправляется с каждого рабочего места. При этом ведется анализ документов. По статистике около 10% распечатанных листов не имеют прямого отношения к деятельности компании, то есть это личные распечатки сотрудников. Также фиксируются повторно печатающиеся документы, оставленные в лотках МФУ распечатки.

По результатам аудита печати выдаются рекомендации по оптимизации парка печатного оборудования и уменьшению количества печатающихся документов. Использование только необходимого оборудования с максимальным КПД и контроль очереди печати позволяет снизить офисные расходы минимум на 10-15%.

Кто проводит оптимизацию

Человек около принтераРядовой специалист по обслуживанию компьютерной техники, который есть в штате почти каждого офиса, не может корректно провести аудит печати. Для этого у него нет специализированных программ, а сбор информации в ручном режиме займет слишком много времени.

Аудитом процессов печати и разработкой рекомендаций их оптимизации с учетом существующих в организации требований занимаются специальные организации. В их типовом договоре есть раздел NDA (соглашения о неразглашении корпоративной информации).

Получив рекомендации по оптимизации печатных процессов, компания может возложить обязанности по ее внедрению и контролю на штатного сесабмина. Второй путь — полностью передать контроль за процессами печати специализированной организации.

Что такое аутсорсинг печати

Все больше компаний передает связанные с печатью процессы в аутсорсинг. При этом сторонняя организация берет на себя обязанности проводить ремонт, обслуживание принтеров и МФУ, заправку картриджей, контроль количества распечатанных страниц. Аудит и последующая оптимизация также чаще всего входят в услуги аутсорсинговой компании. В аутсорсинге печати чаще всего используется покопийная оплата.

Тариф рассчитывается с учетом всех затрат на печать:

  • Обслуживание техники (техосмотры, исправление мелких поломок)
  • Расходные материалы (бумага, заправка картриджей)
  • Иногда аренда оборудования

Уменьшение до 50 % расходов на печать можно добиться в маркетинговых компаниях, юридических и бухгалтерских фирмах, издательствах. Аутсорсинг и оптимизацию печати рекомендуется применять фирмам, в которых есть более 5 печатающих устройств или в которых ежедневно распечатывают большое количество документов.

Как исправить ситуацию, если принтер печатает белые листы
27.12.22
Как исправить ситуацию, если принтер печатает белые листы

Документооборот — важная составляющая в работе любого учреждения, предприятия. И хотя делопроизводство в большинстве своем реализуется в электронном формате, часть документов по-прежнему применяются и хранятся в бумажной форме. Поэтому даже небольшой офис невозможно себе представить сегодня без печатающего устройства.

Как проверить качество печати принтера. Пробная и тестовая страницы
14.12.22
Как проверить качество печати принтера. Пробная и тестовая страницы

После установки принтера, замены картриджа и в некоторых других случаях на печать отправляют пробную страницу. Если она нормально читается и на ней отсутствуют дефекты, то, скорее всего, с печатающим устройством все нормально.

Зачем и как обновлять драйвера принтера
25.11.22
Зачем и как обновлять драйвера принтера

Программа, обеспечивающая взаимодействие принтера с операционной системой компьютера, именуется драйвером. Новый принтер сначала подключается к ПК физически, а затем на компьютер устанавливают программу-драйвер.

Свойства бумаги для принтеров
15.11.22
Свойства бумаги для принтеров

Для правильного выбора носителя печатной информации из множества предложений рынка необходимо иметь представление о характеристиках, свойствах принтерной бумаги.

Как надолго сохранить работоспособность принтера?
26.10.22
Как надолго сохранить работоспособность принтера?

Покупка принтера часто сопровождается тщательным изучением характеристик и функционала. В первую очередь обращают внимание на соотношение цены и технических параметров, и при этом мало кто думает над стоимостью последующего обслуживания и ремонта.

Советы по безопасной установке офисного принтера
13.10.22
Советы по безопасной установке офисного принтера

Сегодня практически в каждом офисе есть принтер или МФУ. Клерки печатают, копируют, сканируют документы, отправляют и принимают факсы с помощью многофункциональной печатающей техники. Без принтеров невозможно представить работу офиса, учебного заведения, банка, коммерческой фирмы или другой организации, сотрудники которой ведут бумажный документооборот.

Основные типы поломок МФУ
20.09.22
Основные типы поломок МФУ

Приобретение МФУ — в большинстве случаев выгодное решение, поскольку этот агрегат совмещает в себе функции принтера, сканера и копира. Преимуществами покупки являются очевидная экономия средств и места по сравнению с размещением нескольких видов оргтехники, удобство и простота использования.

Способы оплаты:

Безналичная оплата

Ждём Вашего звонка:
Мы находимся по адресу:
123423, Россия, Москва, улица Народного Ополчения, 34с1, БЦ «Иткол»
Яндекс.Метрика LiveInternet counter