Главная / Статьи / Как оптимизация печати помогает сократить расходы

Как оптимизация печати помогает сократить расходы

ПринтерНеобходимость оптимизации офисных расходов остро стоит перед многими компаниями. Эксперты рекомендуют в первую очередь уделить внимание затратам, связанным с печатью. Можно провести ревизию печатающихся документов и часть из них разрешить использовать только в электронном виде. Если введение электронного документооборота не привело к снижению количества закупаемой бумаги и тонера, нужно заняться оптимизацией связанных с печатью процессов.

Что предполагает оптимизация печати

На первом этапе необходим полный аудит всего парка печатающего оборудования. Сравнительный анализ производительности каждого принтера и МФУ с реальным количеством печатающихся на нем документов позволит выявить нерационально используемое оборудование. Также анализируются затраты на ремонт и обслуживание каждого устройства, частота поломок из-за неправильной настройки или использования не оригинальных картриджей. Иногда убрав лишние или старые МФУ и принтеры, переставив некоторые в более удобное для сотрудников место уже можно получить экономию расхода тонера, затрат на ремонт и техобслуживание.

Оптимизация печати предполагает также анализ печатающихся документов. Специальные программы фиксируют сколько страниц, с какой степенью заливки отправляется с каждого рабочего места. При этом ведется анализ документов. По статистике около 10% распечатанных листов не имеют прямого отношения к деятельности компании, то есть это личные распечатки сотрудников. Также фиксируются повторно печатающиеся документы, оставленные в лотках МФУ распечатки.

По результатам аудита печати выдаются рекомендации по оптимизации парка печатного оборудования и уменьшению количества печатающихся документов. Использование только необходимого оборудования с максимальным КПД и контроль очереди печати позволяет снизить офисные расходы минимум на 10-15%.

Кто проводит оптимизацию

Человек около принтераРядовой специалист по обслуживанию компьютерной техники, который есть в штате почти каждого офиса, не может корректно провести аудит печати. Для этого у него нет специализированных программ, а сбор информации в ручном режиме займет слишком много времени.

Аудитом процессов печати и разработкой рекомендаций их оптимизации с учетом существующих в организации требований занимаются специальные организации. В их типовом договоре есть раздел NDA (соглашения о неразглашении корпоративной информации).

Получив рекомендации по оптимизации печатных процессов, компания может возложить обязанности по ее внедрению и контролю на штатного сесабмина. Второй путь — полностью передать контроль за процессами печати специализированной организации.

Что такое аутсорсинг печати

Все больше компаний передает связанные с печатью процессы в аутсорсинг. При этом сторонняя организация берет на себя обязанности проводить ремонт, обслуживание принтеров и МФУ, заправку картриджей, контроль количества распечатанных страниц. Аудит и последующая оптимизация также чаще всего входят в услуги аутсорсинговой компании. В аутсорсинге печати чаще всего используется покопийная оплата.

Тариф рассчитывается с учетом всех затрат на печать:

  • Обслуживание техники (техосмотры, исправление мелких поломок)
  • Расходные материалы (бумага, заправка картриджей)
  • Иногда аренда оборудования

Уменьшение до 50 % расходов на печать можно добиться в маркетинговых компаниях, юридических и бухгалтерских фирмах, издательствах. Аутсорсинг и оптимизацию печати рекомендуется применять фирмам, в которых есть более 5 печатающих устройств или в которых ежедневно распечатывают большое количество документов.

Причины “замятия бумаги” в принтерах
12.09.23
Причины “замятия бумаги” в принтерах
Современные принтеры способны выполнять самодиагностику и «сообщать» об ошибках печати с помощью текста на электронном дисплее. Одна из наиболее часто возникающих ошибок – «замятие бумаги». Она возникает, когда механизм принтера «зажевывает» бумажный лист, в результате чего работа аппарата приостанавливается до устранения ошибки.
Преимущества светодиодной печати над лазерной
06.09.23
Преимущества светодиодной печати над лазерной
В магазинах ассортимент печатающих устройств в основном представлен струйными и лазерными принтерами. Но существуют альтернативные модели, которые по своим отдельным параметрам превосходят лазерную и струйную технологию. Это светодиодные принтеры.
Причины распечатки черных листов в принтере
17.08.23
Причины распечатки черных листов в принтере
Одной из возможных проблем работы принтера может стать выход черных листов при распечатке документов. И хотя подобная неисправность случается не часто, пользователь обязан знать, что может предпринять в этом случае.
Струйный и лазерный принтер: чему отдать предпочтение
11.08.23
Струйный и лазерный принтер: чему отдать предпочтение
Любой принтер сегодня представлен устройством для печати и переноса текстовой и графической информации с электронных носителей на бумагу. Непосредственно процесс переноса это вывод на печать, результатом которого является распечатанный файл. Носители твердого типа могут быть разнообразными, включая обычную и фотобумагу, картон и не только.
Правильный подбор деталей и расходников для ремонта принтера
25.07.23
Правильный подбор деталей и расходников для ремонта принтера
Оргтехника стала незаменимой на работе и дома, а особой популярностью пользуются принтеры, с помощью которых можно распечатать документы, изображения, тексты. Но со временем устройства выходят из строя из-за неправильной эксплуатации, программных сбоев, механических повреждений, износа отдельных деталей.
Что делать, если принтер отказывается включаться?
17.07.23
Что делать, если принтер отказывается включаться?
Чтобы включить принтер необходимо активировать кнопку «ON» на устройстве. Тогда к различным узлам начнет поступать электричество и агрегат заработает. Но бывают ситуации, когда после нажатия кнопки девайс не подает признаков жизни. Что предпринять в подобной ситуации и можно ли самостоятельно решить проблему? Попробуем разобраться.
О влиянии влажности воздуха на работу офисного принтера
18.06.23
О влиянии влажности воздуха на работу офисного принтера

Влажность воздуха в кабинете определяется в зависимости от процента водяного пара в помещении. Оптимальный показатель для принтеров иногда указывают в инструкции по эксплуатации. В целом можно ориентироваться на диапазон — 50-70%.

Способы оплаты:

Безналичная оплата

Ждём Вашего звонка:
Мы находимся по адресу:
123423, Россия, Москва, улица Народного Ополчения, 34с1, БЦ «Иткол»
Яндекс.Метрика LiveInternet counter