Главная / Статьи / Как оптимизация печати помогает сократить расходы

Как оптимизация печати помогает сократить расходы

ПринтерНеобходимость оптимизации офисных расходов остро стоит перед многими компаниями. Эксперты рекомендуют в первую очередь уделить внимание затратам, связанным с печатью. Можно провести ревизию печатающихся документов и часть из них разрешить использовать только в электронном виде. Если введение электронного документооборота не привело к снижению количества закупаемой бумаги и тонера, нужно заняться оптимизацией связанных с печатью процессов.

Что предполагает оптимизация печати

На первом этапе необходим полный аудит всего парка печатающего оборудования. Сравнительный анализ производительности каждого принтера и МФУ с реальным количеством печатающихся на нем документов позволит выявить нерационально используемое оборудование. Также анализируются затраты на ремонт и обслуживание каждого устройства, частота поломок из-за неправильной настройки или использования не оригинальных картриджей. Иногда убрав лишние или старые МФУ и принтеры, переставив некоторые в более удобное для сотрудников место уже можно получить экономию расхода тонера, затрат на ремонт и техобслуживание.

Оптимизация печати предполагает также анализ печатающихся документов. Специальные программы фиксируют сколько страниц, с какой степенью заливки отправляется с каждого рабочего места. При этом ведется анализ документов. По статистике около 10% распечатанных листов не имеют прямого отношения к деятельности компании, то есть это личные распечатки сотрудников. Также фиксируются повторно печатающиеся документы, оставленные в лотках МФУ распечатки.

По результатам аудита печати выдаются рекомендации по оптимизации парка печатного оборудования и уменьшению количества печатающихся документов. Использование только необходимого оборудования с максимальным КПД и контроль очереди печати позволяет снизить офисные расходы минимум на 10-15%.

Кто проводит оптимизацию

Человек около принтераРядовой специалист по обслуживанию компьютерной техники, который есть в штате почти каждого офиса, не может корректно провести аудит печати. Для этого у него нет специализированных программ, а сбор информации в ручном режиме займет слишком много времени.

Аудитом процессов печати и разработкой рекомендаций их оптимизации с учетом существующих в организации требований занимаются специальные организации. В их типовом договоре есть раздел NDA (соглашения о неразглашении корпоративной информации).

Получив рекомендации по оптимизации печатных процессов, компания может возложить обязанности по ее внедрению и контролю на штатного сесабмина. Второй путь — полностью передать контроль за процессами печати специализированной организации.

Что такое аутсорсинг печати

Все больше компаний передает связанные с печатью процессы в аутсорсинг. При этом сторонняя организация берет на себя обязанности проводить ремонт, обслуживание принтеров и МФУ, заправку картриджей, контроль количества распечатанных страниц. Аудит и последующая оптимизация также чаще всего входят в услуги аутсорсинговой компании. В аутсорсинге печати чаще всего используется покопийная оплата.

Тариф рассчитывается с учетом всех затрат на печать:

  • Обслуживание техники (техосмотры, исправление мелких поломок)
  • Расходные материалы (бумага, заправка картриджей)
  • Иногда аренда оборудования

Уменьшение до 50 % расходов на печать можно добиться в маркетинговых компаниях, юридических и бухгалтерских фирмах, издательствах. Аутсорсинг и оптимизацию печати рекомендуется применять фирмам, в которых есть более 5 печатающих устройств или в которых ежедневно распечатывают большое количество документов.

Выбираем МФУ и принтеры
25.08.22
Выбираем МФУ и принтеры

МФУ — разновидность периферийных устройств с функционалом принтера, копира и сканера. Некоторые из них умеют еще и с факсами работать. МФУ охотно покупают как для офиса, так и для дома, поскольку такая техника функциональна, достаточно компактна и обходится дешевле, чем принтер, сканер и копир в виде трех отдельных устройств.

Что нужно знать об оперативной памяти принтера
15.08.22
Что нужно знать об оперативной памяти принтера

Если вы хотите приобрести новую технику для офиса или дома, то обычно предварительно оцениваете ключевые характеристики моделей: разрешающую способность, наличие двусторонней печати, количество цветов, скорость печати. Но не нужно забывать и про оперативную память, от объема которой напрямую зависит производительность аппарата.

Как выбрать между покупкой нового принтера и ремонтом старого?
22.07.22
Как выбрать между покупкой нового принтера и ремонтом старого?

Поломка принтера — неприятное происшествие, будь то аппарат для офисного или домашнего использования. Если рабочая лошадка окончательно вышла из строя или допускает какие-либо ошибки при печати, перед ее владельцем встает настоящая дилемма. Что выгоднее в данном случае, выбросить старый агрегат и приобрести новый, с улучшенным функционалом и характеристиками или сдать принтер в ремонт, сэкономив на приобретении новой аппаратуры?

3 группы неисправностей лазерных принтеров
12.07.22
3 группы неисправностей лазерных принтеров

При выборе принтера или МФУ в офис или для дома опытные пользователи обращают внимание не только на цену, функционал и производительность. Они учитывают траты на эксплуатацию оргтехники.

5 возможностей сэкономить, используя лазерный принтер
22.06.22
5 возможностей сэкономить, используя лазерный принтер

Непростая геополитическая ситуация, разворачивающаяся на внутрироссийской и международной арене, неизбежно ведет к подорожанию как самой импортной оргтехники, так и ее обслуживания, содержания и ремонта. Конечно, владельцы печатающих устройств, включая принтеры, копиры, ФМУ и аналогичные изделия, стремятся по возможности снизить эти статьи расходов. И способы сделать это существуют, подробнее о них — ниже.

Компания Kyocera на пути к устойчивому будущему
15.06.22
Компания Kyocera на пути к устойчивому будущему

Выбор в пользу принтеров Kyocera Ecosys способствует высокоэффективной печати документов. Затраты на ведение документооборота меньше, чем при использовании оргтехники других брендов аналогичной производительности.

Лазерные МФУ Kyocera с искусственным интеллектом (серия TASKalfa)
26.05.22
Лазерные МФУ Kyocera с искусственным интеллектом (серия TASKalfa)

Цветные и монохромные лазерные многофункциональные устройства (МФУ) производства японской компании Kyocera заслужили признание по всему миру. В этой статье речь пойдет о серии МФУ последнего поколения TASKalfa.

Способы оплаты:

Безналичная оплата

Ждём Вашего звонка:
Мы находимся по адресу:
123423, Россия, Москва, улица Народного Ополчения, 34с1, БЦ «Иткол»
Яндекс.Метрика LiveInternet counter