Главная / Статьи / Как оптимизация печати помогает сократить расходы

Как оптимизация печати помогает сократить расходы

ПринтерНеобходимость оптимизации офисных расходов остро стоит перед многими компаниями. Эксперты рекомендуют в первую очередь уделить внимание затратам, связанным с печатью. Можно провести ревизию печатающихся документов и часть из них разрешить использовать только в электронном виде. Если введение электронного документооборота не привело к снижению количества закупаемой бумаги и тонера, нужно заняться оптимизацией связанных с печатью процессов.

Что предполагает оптимизация печати

На первом этапе необходим полный аудит всего парка печатающего оборудования. Сравнительный анализ производительности каждого принтера и МФУ с реальным количеством печатающихся на нем документов позволит выявить нерационально используемое оборудование. Также анализируются затраты на ремонт и обслуживание каждого устройства, частота поломок из-за неправильной настройки или использования не оригинальных картриджей. Иногда убрав лишние или старые МФУ и принтеры, переставив некоторые в более удобное для сотрудников место уже можно получить экономию расхода тонера, затрат на ремонт и техобслуживание.

Оптимизация печати предполагает также анализ печатающихся документов. Специальные программы фиксируют сколько страниц, с какой степенью заливки отправляется с каждого рабочего места. При этом ведется анализ документов. По статистике около 10% распечатанных листов не имеют прямого отношения к деятельности компании, то есть это личные распечатки сотрудников. Также фиксируются повторно печатающиеся документы, оставленные в лотках МФУ распечатки.

По результатам аудита печати выдаются рекомендации по оптимизации парка печатного оборудования и уменьшению количества печатающихся документов. Использование только необходимого оборудования с максимальным КПД и контроль очереди печати позволяет снизить офисные расходы минимум на 10-15%.

Кто проводит оптимизацию

Человек около принтераРядовой специалист по обслуживанию компьютерной техники, который есть в штате почти каждого офиса, не может корректно провести аудит печати. Для этого у него нет специализированных программ, а сбор информации в ручном режиме займет слишком много времени.

Аудитом процессов печати и разработкой рекомендаций их оптимизации с учетом существующих в организации требований занимаются специальные организации. В их типовом договоре есть раздел NDA (соглашения о неразглашении корпоративной информации).

Получив рекомендации по оптимизации печатных процессов, компания может возложить обязанности по ее внедрению и контролю на штатного сесабмина. Второй путь — полностью передать контроль за процессами печати специализированной организации.

Что такое аутсорсинг печати

Все больше компаний передает связанные с печатью процессы в аутсорсинг. При этом сторонняя организация берет на себя обязанности проводить ремонт, обслуживание принтеров и МФУ, заправку картриджей, контроль количества распечатанных страниц. Аудит и последующая оптимизация также чаще всего входят в услуги аутсорсинговой компании. В аутсорсинге печати чаще всего используется покопийная оплата.

Тариф рассчитывается с учетом всех затрат на печать:

  • Обслуживание техники (техосмотры, исправление мелких поломок)
  • Расходные материалы (бумага, заправка картриджей)
  • Иногда аренда оборудования

Уменьшение до 50 % расходов на печать можно добиться в маркетинговых компаниях, юридических и бухгалтерских фирмах, издательствах. Аутсорсинг и оптимизацию печати рекомендуется применять фирмам, в которых есть более 5 печатающих устройств или в которых ежедневно распечатывают большое количество документов.

Аудит печати - главный шаг к оптимизации расходов
03.07.24
Аудит печати - главный шаг к оптимизации расходов
Эффективность управления ресурсами сегодня играет большую роль при ведении бизнеса. Офисная печать занимает не последнее место в списке расходов. Рассмотрим особенности проведения аудита офисной печати и его роль в оптимизации расходов.
Переход на аутсорсинг печати: что необходимо учесть
28.06.24
Переход на аутсорсинг печати: что необходимо учесть

Чтобы минимизировать расходы на печать, рассчитывать их необходимо особым образом. Нужно ориентироваться не на число принтеров и картриджей для закупки, а на стоимость отпечатка. Экономией времени и денег станет перевод процесса печати на аутсорсинг.

Почему покопийная печать не может быть дорогой
28.05.24
Почему покопийная печать не может быть дорогой
Пришла пора развеять мифы о покопийной печати. Многие считают услугу более затратной, чем самостоятельное обслуживание аппаратов, включая покупку расходников и ремонт. На самом деле, взяв во внимание все расчеты, предстает совсем иная картина.
Причины неисправности принтера и способы их решения
17.05.24
Причины неисправности принтера и способы их решения
В офисных условиях интенсивность использования печатной техники не меньше, чем компьютерной. Регулярное активное пользование способствует появлению различных проблем с оборудованием. При этом поломки настигают абсолютно все принтеры, независимо от бренда. 
Аутсорсинг печати: как способ сэкономить
26.04.24
Аутсорсинг печати: как способ сэкономить
Для большинства компаний наличие различной оргтехники является необходимостью, обусловленной их повседневной деятельностью. Одновременно с этим некоторым организациям куда выгоднее отдавать часть работ по печати на аутсорсинг другим компаниям.
Совместимые картриджи или оригинальные: стоит ли переплачивать
16.04.24
Совместимые картриджи или оригинальные: стоит ли переплачивать
Проблема использования оригинальных картриджей достаточно остро стоит перед большинством пользователей. Стоимость оригинала значительно выше, чем у совместимых моделей, а проблемы с поставками увеличивают сроки ожидания.
Особенности аренды МФУ по срокам
27.03.24
Особенности аренды МФУ по срокам
Для начала рассмотрим, зачем вообще нужна аренда многофункциональной техники, совмещающей в себе возможности принтера, сканера и копировального устройства. Прежде всего выбор срока аренды зависит от потребностей и возможностей самого клиента. 

Способы оплаты:

Безналичная оплата

Ждём Вашего звонка:
Мы находимся по адресу:
121467, Россия, Москва, улица Молдавская, дом 5, БЦ «ГрандКонсалт»
Яндекс.Метрика LiveInternet counter