Главная / Статьи / Как оптимизация печати помогает сократить расходы

Как оптимизация печати помогает сократить расходы

ПринтерНеобходимость оптимизации офисных расходов остро стоит перед многими компаниями. Эксперты рекомендуют в первую очередь уделить внимание затратам, связанным с печатью. Можно провести ревизию печатающихся документов и часть из них разрешить использовать только в электронном виде. Если введение электронного документооборота не привело к снижению количества закупаемой бумаги и тонера, нужно заняться оптимизацией связанных с печатью процессов.

Что предполагает оптимизация печати

На первом этапе необходим полный аудит всего парка печатающего оборудования. Сравнительный анализ производительности каждого принтера и МФУ с реальным количеством печатающихся на нем документов позволит выявить нерационально используемое оборудование. Также анализируются затраты на ремонт и обслуживание каждого устройства, частота поломок из-за неправильной настройки или использования не оригинальных картриджей. Иногда убрав лишние или старые МФУ и принтеры, переставив некоторые в более удобное для сотрудников место уже можно получить экономию расхода тонера, затрат на ремонт и техобслуживание.

Оптимизация печати предполагает также анализ печатающихся документов. Специальные программы фиксируют сколько страниц, с какой степенью заливки отправляется с каждого рабочего места. При этом ведется анализ документов. По статистике около 10% распечатанных листов не имеют прямого отношения к деятельности компании, то есть это личные распечатки сотрудников. Также фиксируются повторно печатающиеся документы, оставленные в лотках МФУ распечатки.

По результатам аудита печати выдаются рекомендации по оптимизации парка печатного оборудования и уменьшению количества печатающихся документов. Использование только необходимого оборудования с максимальным КПД и контроль очереди печати позволяет снизить офисные расходы минимум на 10-15%.

Кто проводит оптимизацию

Человек около принтераРядовой специалист по обслуживанию компьютерной техники, который есть в штате почти каждого офиса, не может корректно провести аудит печати. Для этого у него нет специализированных программ, а сбор информации в ручном режиме займет слишком много времени.

Аудитом процессов печати и разработкой рекомендаций их оптимизации с учетом существующих в организации требований занимаются специальные организации. В их типовом договоре есть раздел NDA (соглашения о неразглашении корпоративной информации).

Получив рекомендации по оптимизации печатных процессов, компания может возложить обязанности по ее внедрению и контролю на штатного сесабмина. Второй путь — полностью передать контроль за процессами печати специализированной организации.

Что такое аутсорсинг печати

Все больше компаний передает связанные с печатью процессы в аутсорсинг. При этом сторонняя организация берет на себя обязанности проводить ремонт, обслуживание принтеров и МФУ, заправку картриджей, контроль количества распечатанных страниц. Аудит и последующая оптимизация также чаще всего входят в услуги аутсорсинговой компании. В аутсорсинге печати чаще всего используется покопийная оплата.

Тариф рассчитывается с учетом всех затрат на печать:

  • Обслуживание техники (техосмотры, исправление мелких поломок)
  • Расходные материалы (бумага, заправка картриджей)
  • Иногда аренда оборудования

Уменьшение до 50 % расходов на печать можно добиться в маркетинговых компаниях, юридических и бухгалтерских фирмах, издательствах. Аутсорсинг и оптимизацию печати рекомендуется применять фирмам, в которых есть более 5 печатающих устройств или в которых ежедневно распечатывают большое количество документов.

Как эффективно улучшить сервис печати: 6 способов
23.04.25
Как эффективно улучшить сервис печати: 6 способов
Надежный сервис печати - это залог бесперебойной работы в любом офисе и бизнесе. Ведь принтеры, а также многофункциональные устройства (МФУ) каждый день активно эксплуатируются для распечатки большого количества документов, отчетов и договоров.
Какой принтер выгоднее к покупке: черно-белый или цветной
10.04.25
Какой принтер выгоднее к покупке: черно-белый или цветной
Распечатка документов без посещения копицентра приобретает все большее распространение. При выборе между полноцветным и черно-белым принтерами надо учитывать и цену, и технические характеристики, их плюсы и минусы.
Искусственный интеллект в принтерах: новое слово в печати
24.03.25
Искусственный интеллект в принтерах: новое слово в печати
Стремительное развитие и широкое распространение технологий искусственного интеллекта затрагивает все большее число сторон человеческой деятельности. Одним из направлений, где влияние ИИ становится всё более ощутимым, является сфера печати.
Аренда МФУ: шесть случаев экономии и увеличения прибыли для бизнеса
04.03.25
Аренда МФУ: шесть случаев экономии и увеличения прибыли для бизнеса
Аутсорсинг офисной печати (долгосрочный) предлагает аренду принтеров и МФУ на период от месяца до года с оплатой по фиксированной ставке, включая установку, настройку, обслуживание и замену расходных материалов.
Актуальность покопийной печати и насколько это выгодно
24.02.25
Актуальность покопийной печати и насколько это выгодно
В случае, если организация не хочет закупать технику и обслуживать ее, то она заключает покопийный контракт с компанией-подрядчиком и платит ей не за сами принтеры, а только за количество отпечатанных страниц. Аутсорсер предоставляет оборудование для печати.
Преимущества аутсорсинга печати и из чего формируется цена услуги
12.02.25
Преимущества аутсорсинга печати и из чего формируется цена услуги
Аутсорсинг печати – это делегирование всех процессов печати аутсорсинговой компании, специализирующейся на оптимизации печатных расходов. Этот комплекс услуг охватывает множество разнообразных задач.
От чего зависит срок службы принтера и как его можно продлить
22.01.25
От чего зависит срок службы принтера и как его можно продлить
Эксплуатация принтеров с нарушениями установленных норм часто приводит к их быстрому износу. Владельцы техники осознают важность правильной эксплуатации и стараются придерживаться рекомендаций.

Способы оплаты:

Безналичная оплата

Ждём Вашего звонка:
Мы находимся по адресу:
121467, Россия, Москва, улица Молдавская, дом 5, БЦ «ГрандКонсалт»
Яндекс.Метрика LiveInternet counter