Надежный сервис печати - это залог бесперебойной работы в любом офисе. Ведь принтеры и многофункциональные устройства (МФУ) каждый день активно эксплуатируются для печати документов, отчетов и договоров. Без своевременного сервисного обслуживания, бесперебойная работа может стать причиной серьезных расходов. Рассмотрим 6 эффективных методов, с помощью которых можно сохранить рабочее состояние техники и обеспечить качественную, быструю печать.
6 способов повышения сервиса печати
Отсутствие сервисного обслуживания ведет к быстрому износу техники, поломкам, замятию бумаги и снижению качества отпечатка. Статистика говорит, что 25% всех обращений можно предотвратить, просто наладив грамотный сервис печати. Техническое обслуживание не только снизит риск сбоев, но и продлит сроки службы техники, снизит расходы на ремонт.
1. Регулярная чистка
Остатки тонера, частицы и пыль - это основная причина ухудшения качества печати, засоров и перегрева узлов. Проблема решается регулярной чисткой и обслуживанием принтеров и МФУ. После очистки принтера риск замятия бумаги снижается на 40%.
2. Аутсорсинг печати
Сложные ремонты и обслуживание крупного парка печатающей техники лучше передать на аутсорс. Работа с квалифицированными специалистами на 50% снижает время простоя техники, предупреждает непредвиденные и аварийные ситуации.
Еще одним рабочим решением может стать сервис покопийной печати.
3. Оптимизация расхода тонера и чернил
В крупном офисе внезапная остановка работы из-за закончившегося тонера - это простой и затраты. Для предотвращения этой проблемы необходимо внедрить систему контроля за расходом материалов и заказывать их, когда их уровень подходит к 20%. Правильное управление расходными материалами позволяет сэкономить до 25% выделенного бюджета - для этого стоит выбирать картриджи повышенной емкости и избегать дешевых аналогов.
4. Мониторинг и контроль
Для контроля за состояние расходных материалов и техники используется специальное ПО. Программное обеспечение отслеживает объемы печати, информирует о необходимости замены расходников или ремонта техники.
В офисах с большой нагрузкой важно действовать на опережение, в чем отлично помогает аналитика. Отчеты о расходе тонера и чернил, отслеживание программных и технических сбоев помогает предугадывать проблемы и действовать на их предупреждение.
5. Обучение персонала
Мелких проблем с техникой можно избежать, если научить сотрудников базовым правилам ухода за МФУ. Обученный персонал снизит уровень обращений к техническим специалистам на 60%, так как большинство жалоб - замятие бумаги, замена картриджей или необходимость закрыть окошко с информацией об ошибке.
6. Плановое обновление парка техники
Срок службы МФУ или принтера составляет 5-7 лет. Поэтому замену оборудования рекомендуется планировать заранее, так как ремонт старого принтера может выйти дороже покупки нового. Плановое обновление снизит срочные траты и расходы на обслуживание устаревшей техники.
Грамотно спланированный сервис печати позволяет снизить расходы на 20-30%. Поэтому для повышения эффективности работы оборудования нужно регулярно проводить обслуживание техники, покупать оригинальные расходные материалы или качественные аналоги, своевременно обновлять прошивки и устранять возникающие технические проблемы.
Если ваши объемы печати набирают обороты, можно воспользоваться услугами специалистов компании "Копи-Консалтинг", которые предлагают услуги аутсорсинга печати в Москве, а также берут на себя полное обслуживание печатающей техники.
