Аутсорсинг печати значительно сокращает расходы на обслуживание принтеров и печать документов, экономя может доходить до 50% трат. В статье рассмотрим ситуации, когда стоит привлечь внешних подрядчиков для организации оптимального процесса печати.
Пример: клиент решил организовать процесс печати
На крупном промышленном предприятии насчитывается около четырех тысяч единиц оргтехники разных моделей. Для каждого аппарата нужны свои картриджи и комплектующие. Есть примерно 2500 видов расходных материалов, а их закупка занимает 5-6 месяцев.
ИТ-директорам сложно планировать снабжение и замену запчастей. Нужно заранее планировать и заказывать расходники с учетом продолжительности эксплуатации. Системные администраторы тратят много времени на обслуживание принтеров, постоянно сталкиваются с возникающими проблемами и непредвиденным качеством принт-картриджей от разных брендов. Все эти сложности можно решить, обратившись в аутсорсинг офисной печати.
Кому требуется помощь в печати
Крупные организации часто прибегают к аутсорсингу офисной печати документов. У них сотни принтеров и МФУ. Организовать своевременную поставку расходников, ремонт и учет такого количества техники — непростая, ресурсоемкая и дорогая задача. Для этого нужны ресурсы IT-специалистов.
Аутсорсинг печати также выгоден среднему и крупному бизнесу с филиалами и офисами в разных городах. Поддерживать работу принтеров в подобных обстоятельствах — сложное дело. Для этого требуется много сотрудников и подрядчиков.
Аутсорсинг печати особенно популярен среди развивающихся компаний. Он помогает управлять большим парком оргтехники. Такие организации часто обращаются к аутсорсингу, если у них не хватает ресурсов для стабильной работы печатной техники.
Компании с одним IT-специалистом и несколькими принтерами, как правило, не нуждаются во внешнем подрядчике. Сотрудники могут сами решать задачи печати.
Основания для перехода на аутсорсинг
Существует два основных мотива, которые стимулируют организации обращаться за аутсорсингом офисной печати.
- ИТ-отдел перегружен повседневными задачами. Его сотрудники поддерживают работу всех информационных систем и сервисов: связь, рабочие станции, серверы и т. д. Чтобы они могли сосредоточиться на важных для бизнеса задачах, обслуживание офисной техники, включая принтеры, поручают сторонним специалистам. Это повышает эффективность работы ИТ-отдела и улучшает мотивацию сотрудников. Опытные инженеры и IT-специалисты избегают рутинных задач по обслуживанию офисной техники из-за отсутствия перспектив для роста. Это может привести к снижению их лояльности к компании и поиску более интересных предложений.
- Для повышения финансовой прозрачности. Для этого стоит проанализировать расходы на печать. Это поможет понять, как они складываются, и найти способы их оптимизации. Для большинства компаний печать становится значительной статьей расходов. Сюда входят траты на бумагу, картриджи, расходники и сами принтеры. Вывод печати на аутсорсинг делает возможным четко понимать, за что именно платятся деньги.
Обычно компании устанавливают тарифы на услуги печати. Они определяют цену за лист или отпечаток. Расценки зависят от типа печати (цветная или черно-белая) и модели принтера. На мощных и высокопроизводительных устройствах печать обычно обходится дешевле, чем на небольших персональных принтерах.
Компания «Копи-Консалтинг» занимается аутсорсингом печати и регулярно отправляет отчеты о количестве распечаток для каждого подразделения клиента. Отчетность позволяет контролировать расходы по контракту, учитывая тарифы и объемы печати. В результате стоимость аренды оргтехники становится ниже, чем при ее самостоятельной покупке.
