Главная / Статьи / Аудит печати - главный шаг к оптимизации расходов

Аудит печати - главный шаг к оптимизации расходов

Эффективность управления ресурсами играет большую роль при ведении бизнеса. Офисная печать занимает не последнее место в списке расходов. Рассмотрим особенности аудита офисной печати и его роль в оптимизации расходов.

Аудит печати - что это такое

аудит офисной печати

Под аудитом печати в офисе подразумевают ряд мероприятий, направленных на всесторонний анализ процессов по организации работы печатающей техники. Целью анализа является выявление фактической потребности в печати и сокращение расходов на организацию процесса. В результате аудита будет определен уровень эффективности организации офисной печати, использования оборудования, комплектующих и расходных материалов.

Для выполнения комплексного анализа необходимо провести цифровой мониторинг, на основании которого можно получить достоверную информацию о количестве фактически распечатанных страниц. Также для аудита офисной печати потребуется собрать сведения о технических характеристиках оборудования и его размещении в помещениях.

Цель проведения аудита

Необходимость проведения аудита печати чаще всего имеет несколько причин:

  • Оптимизация расходов. На основании данных аудита можно выявить расходы, сокращение которых не вызовет снижения качества работы. При рациональном использовании печатающей техники экономия составит до 30% от первоначально запланированного бюджета.
  • Повышение эффективности использования техники. Аудит поможет определить, насколько имеющиеся технические ресурсы отвечают требованиям и задачам компании.
  • Обеспечение информационной безопасности. Анализ безопасности использования техники и ресурсов гарантирует сохранение конфиденциальных данных.
  • Повышение комфорта для пользователей. При помощи аудита печати оценивается удобство расположения оборудования, его доступность и комфорт сотрудников.
  • Организация бесперебойной печати. Составление плана сервисного обслуживания и обновления техники обеспечат бесперебойную и качественную работу оборудования для печати.

Алгоритм проведения аудита офисной печати

Аудит офисной печати проводят на трех уровнях печатного процесса:

1. Проверка парка офисной техники для печати

Первым делом необходимо составить подробный список оборудования, которое используется для печати, с указанием:

  • названия моделей и характеристик принтеров и МФУ;
  • сроков эксплуатации каждой модели техники;
  • рекомендуемой нагрузки, которую необходимо сравнить с фактическим уровнем использования;
  • местоположения принтера или МФУ;
  • всех проведенных ремонтов в год, чтобы оценить техническое состояние оборудования и расходы на его сервисное обслуживание.

2. Аудит расхода картриджей и чернил

Анализ расходов картриджей позволяет оценить количество страниц, которые печатаются на одном модуле, и определить фактические расходы на их замену.

3. Анализ расхода бумаги

Рациональное использование бумаги также поможет сократить затраты на офисную печать, поэтому необходимо рассмотреть возможность двусторонней печати и копирования, сократить затраты на распечатку необязательной документации.

Проведение аудита офисной печати позволяет разработать план оптимизации, снизить затраты и повысить эффективность печати в офисе. Заказать услугу аутсорсинга печати и проведение аудита печати можно в компании "Копи-Консалтинг". Проведение аудит гарантируют существенную выгоду в будущем.

От чего зависит срок службы принтера и как его можно продлить
22.01.25
От чего зависит срок службы принтера и как его можно продлить
Эксплуатация принтеров с нарушениями установленных норм часто приводит к их быстрому износу. Владельцы техники осознают важность правильной эксплуатации и стараются придерживаться рекомендаций.
Когда выгодна аренда принтера на короткий срок
09.01.25
Когда выгодна аренда принтера на короткий срок
Есть две популярные разновидности аренды офисной техники: долгосрочная и краткосрочная. Например, если в планах напечатать флаеры, бейджи или другие раздаточные материалы, то краткосрочная аренда принтера станет лучшим решением.
Кому подойдет аутсорсинг печати и для чего переходить на услугу
24.12.24
Кому подойдет аутсорсинг печати и для чего переходить на услугу
Оптимизация расходов, в том числе на печать, интересует все компании без исключения. Известно, что затраты на покупку печатающей техники и ее обслуживание "съедают" значительную часть прибыли. Поэтому аутсорсинг печати становится популярной услугой.
Как работает покопийная печать и как она помогает экономить
11.12.24
Как работает покопийная печать и как она помогает экономить
Покопийная печать стала эффективным инструментом снижения офисных расходов для компаний среднего и крупного размера. Этот метод дает возможность бизнесу сократить и оптимизировать траты на печать, избегая дополнительных затрат.
Основные отличия между МФУ формата А4 и А3
29.11.24
Основные отличия между МФУ формата А4 и А3
Приобретение нового многофункционального цифрового оборудования для офиса — задача не простая. Техника подобного класса дорогая, а выбор моделей у разных производителей огромен. Рассмотрим особенности выбора оптимального устройства для офиса.
Аутсорсинг офисной печати: главный тренд 2025 года
12.11.24
Аутсорсинг офисной печати: главный тренд 2025 года
Оптимизация затрат в офисах - это актуальная проблема, которая стоит перед компаниями разных масштабов. Известно, что на печать в среднестатистической компании уходит до 6% всей прибыли. Для крупных организаций эти цифры выражаются в миллионах рублей.
Ошибки, которые не стоит допускать при переходе на аутсорсинг печати
29.10.24
Ошибки, которые не стоит допускать при переходе на аутсорсинг печати
Аутсорсинг печати (MPS)— это эффективный способ оптимизировать печатную инфраструктуру и снизить расходы. Также он позволяет оценить и проанализировать ИТ-инфраструктуру и отказаться от  инвестиций в покупку оборудования.

Способы оплаты:

Безналичная оплата

Ждём Вашего звонка:
Мы находимся по адресу:
121467, Россия, Москва, улица Молдавская, дом 5, БЦ «ГрандКонсалт»
Яндекс.Метрика LiveInternet counter