Эффективность управления ресурсами играет большую роль при ведении бизнеса. Офисная печать занимает не последнее место в списке расходов. Рассмотрим особенности аудита офисной печати и его роль в оптимизации расходов.
Аудит печати - что это такое
Под аудитом печати в офисе подразумевают ряд мероприятий, направленных на всесторонний анализ процессов по организации работы печатающей техники. Целью анализа является выявление фактической потребности в печати и сокращение расходов на организацию процесса. В результате аудита будет определен уровень эффективности организации офисной печати, использования оборудования, комплектующих и расходных материалов.
Для выполнения комплексного анализа необходимо провести цифровой мониторинг, на основании которого можно получить достоверную информацию о количестве фактически распечатанных страниц. Также для аудита офисной печати потребуется собрать сведения о технических характеристиках оборудования и его размещении в помещениях.
Цель проведения аудита
Необходимость проведения аудита печати чаще всего имеет несколько причин:
- Оптимизация расходов. На основании данных аудита можно выявить расходы, сокращение которых не вызовет снижения качества работы. При рациональном использовании печатающей техники экономия составит до 30% от первоначально запланированного бюджета.
- Повышение эффективности использования техники. Аудит поможет определить, насколько имеющиеся технические ресурсы отвечают требованиям и задачам компании.
- Обеспечение информационной безопасности. Анализ безопасности использования техники и ресурсов гарантирует сохранение конфиденциальных данных.
- Повышение комфорта для пользователей. При помощи аудита печати оценивается удобство расположения оборудования, его доступность и комфорт сотрудников.
- Организация бесперебойной печати. Составление плана сервисного обслуживания и обновления техники обеспечат бесперебойную и качественную работу оборудования для печати.
Алгоритм проведения аудита офисной печати
Аудит офисной печати проводят на трех уровнях печатного процесса:
1. Проверка парка офисной техники для печати
Первым делом необходимо составить подробный список оборудования, которое используется для печати, с указанием:
- названия моделей и характеристик принтеров и МФУ;
- сроков эксплуатации каждой модели техники;
- рекомендуемой нагрузки, которую необходимо сравнить с фактическим уровнем использования;
- местоположения принтера или МФУ;
- всех проведенных ремонтов в год, чтобы оценить техническое состояние оборудования и расходы на его сервисное обслуживание.
2. Аудит расхода картриджей и чернил
Анализ расходов картриджей позволяет оценить количество страниц, которые печатаются на одном модуле, и определить фактические расходы на их замену.
3. Анализ расхода бумаги
Рациональное использование бумаги также поможет сократить затраты на офисную печать, поэтому необходимо рассмотреть возможность двусторонней печати и копирования, сократить затраты на распечатку необязательной документации.
Проведение аудита офисной печати позволяет разработать план оптимизации, снизить затраты и повысить эффективность печати в офисе. Заказать услугу аутсорсинга печати и проведение аудита печати можно в компании "Копи-Консалтинг". Проведение аудит гарантируют существенную выгоду в будущем.
