Главная / Статьи / Аудит печати - главный шаг к оптимизации расходов

Аудит печати - главный шаг к оптимизации расходов

Эффективность управления ресурсами играет большую роль при ведении бизнеса. Офисная печать занимает не последнее место в списке расходов. Рассмотрим особенности аудита офисной печати и его роль в оптимизации расходов.

Аудит печати - что это такое

аудит офисной печати

Под аудитом печати в офисе подразумевают ряд мероприятий, направленных на всесторонний анализ процессов по организации работы печатающей техники. Целью анализа является выявление фактической потребности в печати и сокращение расходов на организацию процесса. В результате аудита будет определен уровень эффективности организации офисной печати, использования оборудования, комплектующих и расходных материалов.

Для выполнения комплексного анализа необходимо провести цифровой мониторинг, на основании которого можно получить достоверную информацию о количестве фактически распечатанных страниц. Также для аудита офисной печати потребуется собрать сведения о технических характеристиках оборудования и его размещении в помещениях.

Цель проведения аудита

Необходимость проведения аудита печати чаще всего имеет несколько причин:

  • Оптимизация расходов. На основании данных аудита можно выявить расходы, сокращение которых не вызовет снижения качества работы. При рациональном использовании печатающей техники экономия составит до 30% от первоначально запланированного бюджета.
  • Повышение эффективности использования техники. Аудит поможет определить, насколько имеющиеся технические ресурсы отвечают требованиям и задачам компании.
  • Обеспечение информационной безопасности. Анализ безопасности использования техники и ресурсов гарантирует сохранение конфиденциальных данных.
  • Повышение комфорта для пользователей. При помощи аудита печати оценивается удобство расположения оборудования, его доступность и комфорт сотрудников.
  • Организация бесперебойной печати. Составление плана сервисного обслуживания и обновления техники обеспечат бесперебойную и качественную работу оборудования для печати.

Алгоритм проведения аудита офисной печати

Аудит офисной печати проводят на трех уровнях печатного процесса:

1. Проверка парка офисной техники для печати

Первым делом необходимо составить подробный список оборудования, которое используется для печати, с указанием:

  • названия моделей и характеристик принтеров и МФУ;
  • сроков эксплуатации каждой модели техники;
  • рекомендуемой нагрузки, которую необходимо сравнить с фактическим уровнем использования;
  • местоположения принтера или МФУ;
  • всех проведенных ремонтов в год, чтобы оценить техническое состояние оборудования и расходы на его сервисное обслуживание.

2. Аудит расхода картриджей и чернил

Анализ расходов картриджей позволяет оценить количество страниц, которые печатаются на одном модуле, и определить фактические расходы на их замену.

3. Анализ расхода бумаги

Рациональное использование бумаги также поможет сократить затраты на офисную печать, поэтому необходимо рассмотреть возможность двусторонней печати и копирования, сократить затраты на распечатку необязательной документации.

Проведение аудита офисной печати позволяет разработать план оптимизации, снизить затраты и повысить эффективность печати в офисе. Заказать услугу аутсорсинга печати и проведение аудита печати можно в компании "Копи-Консалтинг". Проведение аудит гарантируют существенную выгоду в будущем.

Переход на аутсорсинг печати: что необходимо учесть
28.06.24
Переход на аутсорсинг печати: что необходимо учесть

Чтобы минимизировать расходы на печать, рассчитывать их необходимо особым образом. Нужно ориентироваться не на число принтеров и картриджей для закупки, а на стоимость отпечатка. Экономией времени и денег станет перевод процесса печати на аутсорсинг.

Почему покопийная печать не может быть дорогой
28.05.24
Почему покопийная печать не может быть дорогой
Пришла пора развеять мифы о покопийной печати. Многие считают услугу более затратной, чем самостоятельное обслуживание аппаратов, включая покупку расходников и ремонт. На самом деле, взяв во внимание все расчеты, предстает совсем иная картина.
Причины неисправности принтера и способы их решения
17.05.24
Причины неисправности принтера и способы их решения
В офисных условиях интенсивность использования печатной техники не меньше, чем компьютерной. Регулярное активное пользование способствует появлению различных проблем с оборудованием. При этом поломки настигают абсолютно все принтеры, независимо от бренда. 
Аутсорсинг печати: как способ сэкономить
26.04.24
Аутсорсинг печати: как способ сэкономить
Для большинства компаний наличие различной оргтехники является необходимостью, обусловленной их повседневной деятельностью. Одновременно с этим некоторым организациям куда выгоднее отдавать часть работ по печати на аутсорсинг другим компаниям.
Совместимые картриджи или оригинальные: стоит ли переплачивать
16.04.24
Совместимые картриджи или оригинальные: стоит ли переплачивать
Проблема использования оригинальных картриджей достаточно остро стоит перед большинством пользователей. Стоимость оригинала значительно выше, чем у совместимых моделей, а проблемы с поставками увеличивают сроки ожидания.
Особенности аренды МФУ по срокам
27.03.24
Особенности аренды МФУ по срокам
Для начала рассмотрим, зачем вообще нужна аренда многофункциональной техники, совмещающей в себе возможности принтера, сканера и копировального устройства. Прежде всего выбор срока аренды зависит от потребностей и возможностей самого клиента. 

Способы оплаты:

Безналичная оплата

Ждём Вашего звонка:
Мы находимся по адресу:
121467, Россия, Москва, улица Молдавская, дом 5, БЦ «ГрандКонсалт»
Яндекс.Метрика LiveInternet counter