Принтеры в офисе часто появляются бессистемно: один купили вместе с новым сотрудником, второй достался от предыдущего арендатора, третий принесли «под конкретную задачу». В итоге компания эксплуатирует пять разных устройств, тратит деньги на четыре вида картриджей и не понимает, почему расходы на печать каждый квартал разные.
Стандартизация парка принтеров - это не техническая прихоть ИТ-отдела, а управленческое решение с измеримым финансовым результатом. Один производительный аппарат или несколько компактных МФУ? У каждого варианта своя экономика, и она зависит от объёма печати, состава задач и физической планировки офиса.
Почему хаотичный парк оргтехники обходится дороже, чем кажется
Для офиса на 30-50 человек типична такая картина: шесть разномастных устройств от разных производителей, три типа картриджей на складе, два аппарата постоянно в ожидании сервиса, один - «только для бухгалтерии, не трогать». ИТ-специалист тратит рабочее время не на инфраструктуру, а на поиск совместимых расходников и координацию ремонтных бригад.
- Проблема не в числе аппаратов - в отсутствии системы. Каждая дополнительная модель в парке означает отдельный склад расходников, отдельный драйвер и отдельную схему обслуживания. При этом нагрузка распределяется неравномерно: один аппарат печатает 600 листов в день и быстро изнашивается, соседний простаивает, потребляя электричество. Небольшие настольные принтеры при высоком объёме дают себестоимость отпечатка в 2-3 раза выше, чем производительные устройства корпоративного класса, - просто потому что их тонер-картриджи рассчитаны на 3 000-5 000 страниц, а не на 20 000-30 000.
Без мониторинга реальной нагрузки бюджет на печать становится непрогнозируемым: одни месяцы обходятся без трат, другие - с неожиданным счётом за срочный ремонт и три комплекта расходников сразу. Именно эта непредсказуемость - главный аргумент в пользу стандартизации парка принтеров и перехода на покопийную печать с фиксированной ставкой за отпечаток.
Один А3-аппарат или несколько А4-МФУ: детальное сравнение
Это центральный вопрос при унификации парка. Выбор определяется не предпочтениями, а конкретными цифрами нагрузки.
| Параметр | Один производительный А3-аппарат | Несколько А4-МФУ |
|---|---|---|
| Стоимость покопийной печати (ч/б) | от 0,5-0,8 ₽/лист | от 1,2-2,5 ₽/лист |
| Цветная печать | от 2-4 ₽/лист | от 5-12 ₽/лист |
| Поддержка формата А3 | Да | Нет (в стандартной комплектации) |
| Обслуживание | Один договор, один выезд инженера | Несколько договоров или разовые вызовы |
| Расходные материалы | Один тип картриджа с большим ресурсом | Несколько типов, малый ресурс каждого |
| Расстояние до аппарата | Больше - аппарат централизован | Меньше - устройство рядом с рабочим местом |
| Пиковая нагрузка | Возможна очередь в часы пик | Нагрузка распределена по устройствам |
| Стартовые вложения | Выше при покупке | Ниже на старте |
Производительный А3-аппарат выигрывает по операционным расходам уже при объёме от 3 000–5 000 листов в месяц. А4-МФУ оправданы при распределённом офисе с несколькими изолированными зонами или когда печать - редкая и объём не превышает 2 000–3 000 страниц в месяц на всю команду. Во всех промежуточных и крупных сценариях производительный аппарат с арендой МФУ по покопийному тарифу оказывается дешевле.
Сколько МФУ нужно в офис: сценарии по числу сотрудников
Правильная конфигурация зависит от трёх переменных: численности команды, ежемесячного объёма печати и доли цветных или А3-заданий. Ниже - типовые сценарии с рекомендованными моделями.
- До 15 сотрудников, объём до 3 000 листов в месяц. Одного производительного А4-МФУ достаточно для закрытия всех задач: печать, копирование, сканирование в сеть. KYOCERA M3860idn справляется с этим объёмом с запасом - скорость 60 стр./мин., дуплекс, сетевое подключение. Аренда МФУ этой модели позволяет начать работу без капитальных вложений и зафиксировать расходы в ежемесячном платеже.
- 15-40 сотрудников, объём 3 000–15 000 листов в месяц. Если компания регулярно печатает презентации, договоры на развороте или проектную документацию - одного А3-аппарата начального корпоративного уровня достаточно. TASKalfa 4551ci закрывает и монохромный поток, и цветные задания, и А3-формат. Если А3-нагрузки нет совсем - можно обойтись одним-двумя А4-МФУ среднего класса.
- 40–100 сотрудников, объём 15 000–50 000 листов в месяц. Оптимальная конфигурация: один-два производительных А3-аппарата (TASKalfa 5550ci или TASKalfa 7550ci) в качестве основных рабочих групп плюс 1-2 компактных А4-МФУ для зон с минимальной нагрузкой - ресепшн, переговорные. Это сокращает административную нагрузку и оставляет возможность управлять всем парком через единый сервисный договор.
- Свыше 100 сотрудников. На таком масштабе конфигурацию правильнее определять по итогам двухнедельного аудита нагрузки, а не интуитивно. Аутсорсинг офисной печати с централизованным мониторингом и покопийным контрактом - единственная схема, при которой расходы остаются прозрачными независимо от роста компании.
Кейс: один TASKalfa против трёх А4-МФУ
Юридическая компания с 35 сотрудниками работала на трёх компактных А4-МФУ - по одному на каждый блок рабочих мест. Ежемесячный объём: около 9 000 листов, из них порядка 800 - цветные. Суммарные расходы на расходные материалы, обслуживание и простои составляли около 28 000 ₽ в месяц. При этом два из трёх аппаратов выходили из строя минимум раз в квартал, картриджи докупались в авральном режиме, а цветная печать была доступна только на одном устройстве.
После аудита парка три устройства заменили одним TASKalfa 5550ci - производительным А3-цветным аппаратом с дополнительным лотком и устройством сортировки - и небольшим вспомогательным А4-МФУ у ресепшн. Оба устройства взяли в аренду по покопийному контракту.
Через три месяца стоимость чёрно-белого отпечатка снизилась с 2,8 ₽ до 1,1 ₽, цветного - с 9 ₽ до 3,5 ₽. Ежемесячные расходы упали до 16 500 ₽, то есть более чем на 40%. Вместо 5-6 сервисных вызовов в квартал - одно плановое обслуживание. Дополнительный эффект: сотрудники получили доступ к А3-печати, которую раньше заказывали в сторонней типографии.
Часто задаваемые вопросы
Нужен ли формат А3, если большинство документов - стандартные листы? Если А3-задания возникают реже одного раза в неделю - достаточно мощного А4-МФУ. Но компании, которые регулярно работают с проектной документацией, рекламными раскладками или финансовыми сводными таблицами, окупают А3-аппарат за несколько месяцев уже только на экономии от типографских заказов.
Стоит ли брать цветной аппарат, если цветная печать - 5-10% от объёма? Да, если цена ошибки при монохромной распечатке цветного документа высока: коммерческие предложения, презентации клиентам, договоры с фирменной символикой. Современные цветные А3-аппараты при преимущественно чёрно-белой нагрузке сохраняют низкую себестоимость монохромного отпечатка - цвет не удорожает ч/б страницу.
Что выгоднее - купить аппарат или взять в аренду МФУ? Покупка оправдана при стабильной нагрузке и чётком горизонте планирования на 4-5 лет. Аренда МФУ выгоднее при нестабильном объёме, смене офиса или отсутствии собственного ИТ-обслуживания: непредсказуемые расходы на ремонт и расходники превращаются в фиксированный ежемесячный платёж.
Чем аутсорсинг офисной печати отличается от обычной аренды? Аренда - пользование техникой за ежемесячную плату, расходники и обслуживание обычно отдельно. Аутсорсинг офисной печати - комплексная услуга: аудит, подбор техники, настройка, расходники и сервис включены в единый покопийный тариф. Для компаний от 20 сотрудников аутсорсинг, как правило, оказывается дешевле и проще в управлении, чем самостоятельное обслуживание разнородного парка
Компания «Копи-Консалтинг» предлагает профессиональный аутсорсинг офисной печати и аренду МФУ в Москве. Поможем провести аудит парка, подобрать оптимальную конфигурацию и перейти на покопийный контракт без скрытых платежей. Оставьте заявку на сайте или позвоните - первая консультация и расчёт стоимости бесплатны.
