В организации печати есть несколько подходов. Один из них: сотрудник покупает бумагу, а отдел IT — принтеры и картриджи. Существуют и другие варианты. Можно взять технику в аренду и платить за количество отпечатков, а не за пачки бумаги или десятки картриджей на складе.
Заключив покопийный контракт, организация-исполнитель принимает обязательства за печать в офисе клиента. В услугу входит настройка техники, закупка расходников (бумаги, картриджей), диагностика и восстановление работы печатающих устройств.
Не нужно оплачивать все по отдельности: текущие и будущие расходы уже включены в цену копии. Стоимость одного экземпляра будет справедливой. При покопийном обслуживании клиент платит только за напечатанные страницы. Расходы зависят от цены одного отпечатка, помноженной на их общее число.
Сервис покопийной печати, который предлагает подобный договор, заинтересован в получении прибыли. Но завышать счета могут только непрофессиональные или недобросовестные подрядчики. Чтобы избежать этого, нужно заранее знать, сколько страниц будет напечатано в компании.
Как определить объемы печати в офисе
Прежде чем переходить к обслуживанию или оптимизации системы печати, нужно определить объем печати. Устанавливается программа на компьютер, и настраивается сбор данных с устройств через сеть. Через месяц сотрудник получит таблицу со сведениями о количестве распечатанных копий.
Для точных данных об объеме печати рекомендовано устанавливать проверенное ПО от независимого производителя. Некоторые компании могут ставить не лицензированные программы, написанные студентами или местными программистами, которые дают неточные результаты и не учитываю замену картриджей. Это приводит к ошибкам в расчете стоимости печати.
Поэтому нужен цифровой контроль — процесс определения объема печати. Это обязательная процедура для клиентов копировальных сервисов и аутсорсинга. Компании могут заказать эту услугу у арендодателя, при выборе поставщика печати для тендера. После получения заявки сотрудник устанавливает программу и через месяц предоставляет таблицу с показателями устройства и количеством копий.
Часто спрашивают: «Сколько печатных устройств нужно для офиса?» Ответ зависит от разных факторов. Например, сколько сотрудников будет одновременно пользоваться одним принтером. Статистика показывает, что на один аппарат в офисе компании должно приходиться не более четырех сотрудников. Однако, чтобы найти оптимальное решение для бизнеса, нужно учесть все потребности компании.
Сколько страниц печатают сотрудники в офисе
Дело не в количестве сотрудников, а в общем объеме бумаги, используемом за месяц. На основе информации, сколько страниц печатают все работники компании, можно будет выбрать подходящую оргтехнику. Например, определить тип принтера (струйный или лазерный), цветность (многоцветная или монохромная), скорость печати, формат бумаги, возможность подключения к офисной сети, а также рассмотреть функцию мобильной печати и другие характеристики.
Сколько принтеров нужно офису
Количество принтеров зависит от объема печати и размеров помещения. Для пяти сотрудников подойдет пять средних принтеров или один многофункциональный. Если весь коллектив работает в одной комнате, лучше взять цифровую печатную машину с дополнительными лотками и автоподатчиком с дуплексом. Для сотрудников в разных комнатах нужно равномерно распределить нагрузку между принтерами. Для разных отделов следует выбрать принтеры с подходящими характеристиками для каждого.
«Копи-Консалтинг» предлагает высококачественные и доступные услуги покопийной печати для всех задач. Современные технологии и квалифицированные сотрудники обеспечивают быструю и точную печать документов любого объема.
