В офисной работе печать, копирование и сканирование остаются привычными ежедневными задачами. При этом способы организации обслуживания техники могут меняться в зависимости от выбранной модели. Одним из таких вариантов является покопийное обслуживание, при котором часть технических и организационных вопросов передаётся сервисной компании.
При этом для сотрудника сам процесс печати, копирования и сканирования обычно не меняется. После перехода на покопийную модель изменяется прежде всего порядок обслуживания техники: контролем расходников, ремонтом и технической поддержкой занимается сервисная компания в рамках согласованных условий.
Руководители чаще обсуждают экономию бюджета, прозрачность расходов и снижение нагрузки на IT-отдел. Сотрудников же волнуют более практические вопросы: придётся ли осваивать новое оборудование, кому сообщать о неисправности и кто будет следить за тонером.
Разберем, как покопийное обслуживание офисных принтеров влияет на ежедневную работу сотрудников и какие процессы могут отличаться в зависимости от настроек техники и условий договора.
Что меняется после перехода на покопийную печать
Сотрудники продолжают пользоваться принтерами и МФУ привычным способом. При этом часть задач, которые раньше выполняли офис-менеджер, IT-специалист или сами пользователи, передаётся сервисному провайдеру.
- Не меняется: отправка документов на печать, копирование и сканирование.
- Меняется: порядок заказа расходных материалов и обращения по поводу неисправностей.
- Зависит от договора: удалённый мониторинг, сроки реакции, предоставление подменного устройства и перечень включённых работ.
- Зависит от политики компании: доступ к цветной печати, лимиты и права отдельных пользователей.
Поэтому перед началом работы сотрудникам полезно объяснить, через какой канал сообщать о проблемах, кто отвечает за бумагу и расходные материалы и какие функции доступны конкретному отделу.
Что остаётся привычным: печать, копирование и сканирование
Повседневные действия сотрудников обычно не меняются. Вы открываете документ, выбираете нужное устройство, нажимаете «Печать» и забираете листы из выходного лотка. Копирование и сканирование выполняются через панель управления МФУ или привычную программу на компьютере.
Без изменений обычно остаются следующие действия:
- печать документов с рабочего компьютера;
- копирование и сканирование через панель МФУ;
- выбор формата, цветности и двустороннего режима;
- получение офисной бумаги у администратора или офис-менеджера.
На устройстве уже есть встроенные счётчики, фиксирующие количество отпечатанных страниц. Дополнительно может использоваться программная система мониторинга, которая собирает технические данные об оборудовании. Наличие такой системы и перечень доступной информации зависят от модели устройства, настроек и условий обслуживания.
Типовой сценарий: после подключения услуги сотрудники отдела закупок продолжают печатать счета, накладные и договоры в привычном режиме. При этом вопросы по расходным материалам и техническому обслуживанию передаются назначенному ответственному сотруднику или сервисной службе.
Кому сообщать о проблеме: единый порядок вместо хаоса
После перехода на сервисную модель у сотрудников должен появиться понятный порядок обращения по неисправностям. Это может быть номер технической поддержки, внутренний чат, офис-менеджер или заявка через IT-службу — конкретная схема определяется компанией.
Сервисная компания выполняет обслуживание офисных принтеров и МФУ в объёме и сроки, предусмотренные договором, поэтому сотруднику важно знать не все технические детали, а правильный канал обращения.
Как может быть организован процесс:
- На устройстве размещают наклейку с номером поддержки или внутренним идентификатором.
- Сотрудник сообщает модель устройства, адрес установки и описание проблемы.
- При необходимости он прикладывает фотографию сообщения на дисплее или листа с дефектом.
- Сервисная служба консультирует удалённо или направляет инженера.
- Срок реакции определяется условиями договора или SLA.
Если компания использует отдельный регламент обслуживания, полезно заранее познакомить с ним сотрудников. Условия реакции, ремонта и предоставления подменного аппарата можно дополнительно сверить с материалом о составе SLA аутсорсинга печати, чтобы пользователи понимали границы ответственности сторон.
Типовой сценарий: секретарь замечает сообщение об ошибке на экране МФУ, фотографирует его и передаёт информацию через установленный канал. Это помогает сервисному специалисту заранее определить возможную причину и подготовиться к выезду.
Кто следит за тонером и техническим обслуживанием
Контроль расходных материалов и плановое обслуживание обычно передаются сервисному провайдеру, если это предусмотрено договором. Сотрудникам не нужно самостоятельно искать совместимый картридж, согласовывать его покупку или разбирать устройство.
Процесс может быть организован несколькими способами:
- состояние техники и уровень расходных материалов проверяются при плановом обслуживании;
- ответственный сотрудник сообщает о предупреждении на дисплее;
- система мониторинга отправляет уведомление при достижении заданного порога;
- провайдер доставляет расходные материалы в соответствии с согласованным регламентом;
- замену выполняет инженер, сотрудник провайдера или обученный представитель заказчика.
Порог уведомления о низком уровне тонера зависит от модели устройства и настроек системы. Поэтому конкретные значения и автоматический порядок формирования заявок лучше не воспринимать как универсальное правило.
Если возникает неисправность, инженер может устранить её на месте или забрать отдельный узел в ремонт. Возможность получить подменный аппарат, перечень включённых запчастей и необходимость дополнительной оплаты определяются условиями конкретного контракта.
Типовой сценарий: при появлении предупреждения о низком уровне тонера сотрудник не ищет картридж самостоятельно, а сообщает об этом через установленный канал. Дальнейшие действия выполняются по регламенту обслуживания.
Меняются ли ограничения на цветную печать
Покопийная модель сама по себе не запрещает цветную печать. Доступ к цвету определяется внутренней политикой компании, настройками драйверов и правами пользователей.
Возможны следующие сценарии:
- Без дополнительных ограничений. Сотрудники используют цветную печать, когда она необходима для рабочих задач.
- Чёрно-белый режим по умолчанию. Для цветного документа пользователь самостоятельно переключает настройку перед отправкой задания.
- Разделение прав по отделам. Цвет доступен, например, маркетингу и отделу продаж, а остальные подразделения используют преимущественно чёрно-белый режим.
- Подтверждение отдельных заданий. Печать крупных цветных документов может согласовываться с ответственным сотрудником.
Такие настройки помогают контролировать расходы, но не должны мешать рабочим процессам. Если сотруднику регулярно требуется цвет для презентаций, коммерческих предложений или учебных материалов, это следует учесть при первоначальной настройке оборудования.
Что делать в типовых ситуациях
Сотруднику не требуется самостоятельно диагностировать и ремонтировать устройство. Достаточно правильно описать ситуацию и выполнить безопасные действия, предусмотренные внутренней инструкцией.
Заканчивается тонер:
- не покупайте и не устанавливайте случайный картридж;
- сфотографируйте сообщение на дисплее;
- сообщите ответственному сотруднику или в сервисную службу;
- продолжайте работу только в том случае, если устройство разрешает печать.
На дисплее появилась ошибка:
- запишите или сфотографируйте код ошибки;
- укажите модель устройства и адрес установки;
- не выключайте питание многократно, если это не рекомендовано специалистом;
- не разбирайте корпус и внутренние узлы.
Принтер зажевал бумагу:
- остановите текущее задание;
- следуйте подсказкам на дисплее, если они понятны и не требуют разборки устройства;
- не вытягивайте лист с усилием;
- используйте рекомендации из статьи о том, что делать, если принтер зажёвывает бумагу, и при повторном замятии обратитесь в поддержку.
Какие действия сотрудников помогают избегать простоев
Даже при полном сервисном обслуживании сотрудники влияют на стабильность печати. Большинство профилактических действий не требует технических знаний.
Простые правила:
- Сообщайте о проблемах сразу. Повторяющийся шум, замятия или ухудшение качества лучше не откладывать до полной остановки устройства.
- Не пытайтесь разбирать технику. Самостоятельное вмешательство может увеличить объём ремонта.
- Используйте подходящую бумагу. Выбирая бумагу с подходящими характеристиками, учитывайте допустимую плотность и формат для конкретного устройства.
- Не перегружайте лотки. Количество листов не должно превышать отметку максимальной загрузки.
- Размещайте бумагу ровно. Направляющие должны прилегать к стопке, но не сдавливать её.
- Не игнорируйте сообщения на дисплее. Предупреждения помогают сообщить сервисной службе более точную информацию.
- Храните контакт поддержки. Он должен быть доступен на устройстве, в общем чате или внутренней базе знаний.
Типовой сценарий: сотрудник замечает необычный звук при печати и сразу сообщает об этом ответственному лицу. Инженер проверяет устройство до возникновения серьёзной неисправности, а отдел продолжает пользоваться другим доступным принтером.
Что зависит от условий конкретного договора
Покопийное обслуживание может быть организовано по-разному. Поэтому сотрудникам и ответственным лицам не следует воспринимать все перечисленные возможности как обязательные для каждого контракта.
| Параметр | Что нужно уточнить |
|---|---|
| Канал поддержки | Кто подаёт заявку: сотрудник, офис-менеджер или IT-служба |
| Срок реакции | Когда начинается обработка заявки и в какие сроки возможен выезд |
| Расходные материалы | Кто контролирует остатки, доставляет и устанавливает картриджи |
| Подменная техника | В каких случаях и на какой срок предоставляется другое устройство |
| Ремонт и запчасти | Какие работы включены в тариф, а какие согласовываются отдельно |
| Цветная печать | Каким отделам она доступна и есть ли дополнительные правила |
| Мониторинг | Какие данные собираются и как используются технические уведомления |
Что в итоге меняется для сотрудника
Меняется не способ печати, а порядок получения расходных материалов и технической поддержки. Сотрудник продолжает работать с документами, но реже отвлекается на поиск картриджей, мастеров и причины неисправности.
| Что было раньше | Что может измениться |
|---|---|
| Сотрудник или коллега следили за тонером и заказывали картриджи | Контроль и поставка расходных материалов выполняются по сервисному регламенту |
| При поломке приходилось самостоятельно искать ответственного | Используется единый согласованный канал обращения |
| Порядок ремонта и замены техники был неочевиден | Сроки и ответственность фиксируются в договоре или SLA |
| Сотрудники пытались решать часть технических проблем самостоятельно | Диагностикой и ремонтом занимается сервисная служба |
| Расходы на печать было сложно связать с конкретными устройствами | Компания может получать статистику по объёму и типам отпечатков |
Покопийная модель помогает убрать из ежедневной работы сотрудников непрофильные задачи. Пользователи продолжают печатать, копировать и сканировать, а обслуживание оборудования организуется по заранее согласованному регламенту.
Чтобы понять, какой вариант обслуживания подойдёт вашему офису, специалисты компании «Копи-Консалтинг» помогут оценить количество устройств, объём печати и необходимые сервисные условия. Получить консультацию можно по телефону +7 (499) 197-02-74 или через форму заявки на сайте.
