Пандемия заставила бизнес серьезно заняться оптимизацией расходов, в том числе передать некоторые второстепенные функции в аутсорсинг специализированным организациям. В условиях коронавирусных ограничений хорошо зарекомендовала себя оптимизация затрат на печать. Комплексный подход к управлению всеми процессами, связанными с печатью, обеспечивает оптимизацию количества оргтехники, уменьшает время ее простоя, улучшает качество копий и при этом гарантирует конфиденциальность переданных на печать данных. Специалисты компании «Копи-Консалтинг» знают особенности управления инфраструктурой печати как малого бизнеса, так и крупных холдингов, корпораций.
Оптимизируем инфраструктуру печати
Каждый шаг в увеличении бизнеса приводит к росту документооборота и, как следствие, увеличению количества принтеров и МФУ. При этом обычно не оценивается имеющийся парк оргтехники и не даются долгосрочные прогнозы по использованию нового оборудования. Для этого у большинства компаний просто нет профильного специалиста. Обращение в занимающиеся именно процессами печати компании, такие как «Копи-Консалтинг», решает проблемы неэффективного использования оборудования и расходных материалов.
Оптимизация процессов печати предполагает:
- Прогнозирование трат на закупку новой техники и плановые ремонты имеющейся, на приобретение расходных материалов
- Уменьшение затрат на обслуживание оргтехники за счет списания устаревшей, определение наиболее выгодной по количеству копий
- Увеличение времени бесперебойной работы МФУ и принтеров
- Контроль за количеством копий, в том числе отслеживание нецелевого использования печатной техники
- Обеспечение сохранности данных
Преимущества занимающихся оптимизацией печати компаний — комплексное обслуживание. Мы сотрудничаем с крупнейшими производителями печатной техники (HP, Canon и другие), занимаемся поставкой техники, ее обслуживанием, плановыми ремонтами. Главное в обеспечении бесперебойной работы МФУ и принтеров — своевременное обслуживание и оригинальные комплектующие, в ком числе картриджи.
Начинать нужно с аудита
Чтобы оценить состояние процессов печати в компании необходимо провести аудит. При этом определяется кто, сколько и на каком устройстве печатает, какой принтер или МФУ простаивает, а какой перегружен. На основании полученных данных проводится анализ инфраструктуры печати и даются рекомендации по уменьшению затрат.
После изменения структуры печатных устройств под потребности компании (с учетом размера бизнеса, типа печатающих документов, сезонности работы и т.д.) затраты на печать начинают соответствовать количеству отпечатанных копий. После этого торговые предложения, каталоги продукции, бухгалтерская и транспортная документация будут печататься всегда вовремя и в хорошем качестве.
