Чтобы сохранить печать во время переезда офиса, заранее составьте список оборудования, назначьте ответственных, подготовьте электропитание и сеть на новом месте, а после перевозки проведите приёмочное тестирование. Для критичных отделов также стоит предусмотреть резервный принтер или МФУ на случай задержки запуска основной техники.
Печатную инфраструктуру лучше включить в общий план переезда одновременно с рабочими местами, интернетом и телефонией. Если оставить перенос принтеров и МФУ на последний этап, сотрудники могут начать работу без возможности распечатать договор, счёт, накладную или другой важный документ.
Что проверить до переезда: техника, сроки и допустимый простой
До переезда зафиксируйте список оборудования, критичные для работы устройства, допустимый срок простоя и резервный способ печати. Начинать подготовку следует заранее, но точный срок зависит от количества аппаратов, состояния нового офиса и участия IT-службы.
Составьте список оборудования
Проведите инвентаризацию всей печатной техники, которая должна переехать в новый офис:
- принтеров и МФУ
- сканеров и плоттеров
- дополнительных лотков, финишеров и тумб
- запасных картриджей и других расходных материалов
- кабелей питания, USB- и сетевых кабелей
Для каждого устройства запишите модель, серийный номер, текущее местоположение, тип подключения и внешнее состояние. Полезно также сделать фотографии корпуса и комплектации до упаковки — это упростит приёмку после перевозки.
Определите критичные устройства
Не вся техника одинаково важна в первый рабочий день. Отдельно отметьте устройства, которыми пользуются бухгалтерия, отдел продаж, склад, кадровая служба и другие подразделения с постоянным документооборотом.
Для каждого критичного устройства определите:
- какие документы на нём печатают
- сколько сотрудников от него зависит
- можно ли временно перенаправить задания на другой аппарат
- сколько часов или дней отдел сможет работать без печати
- требуются ли копирование, цветная печать, А3 или сканирование
Выберите время отключения
Перенос техники удобнее планировать на период минимальной нагрузки: вечером, в выходной день или после завершения основных операций. К рабочему графику добавьте резерв времени на задержку перевозки, подключение к новой сети и устранение обнаруженных неисправностей.
Если запустить основную технику к началу работы не удастся, заранее предусмотрите краткосрочную аренду принтера или МФУ как временный сценарий, а не как экстренное решение после возникновения простоя.
Практический совет. Не отключайте последнее работающее устройство, пока в новом офисе не будет подтверждён хотя бы один доступный способ печати.
Кто отвечает за переезд печатной техники
Один или два компактных принтера можно перевезти своими силами, если это допускает руководство производителя и есть подходящий транспорт. Для тяжёлых МФУ, устройств формата А3 и парка из нескольких аппаратов безопаснее привлечь сервисного партнёра или специализированного перевозчика.
| Вариант | Кому подходит | Преимущества | Что учесть |
|---|---|---|---|
| Самостоятельная перевозка | Офису с одним или двумя компактными устройствами | Компания контролирует сроки и маршрут | Нужно самостоятельно изучить правила подготовки модели, подобрать упаковку и отвечать за сохранность |
| Мувинговая компания | Офису с большим количеством мебели и техники | Один подрядчик перевозит всё имущество, может предоставить упаковку и страхование | Необходимо проверить опыт работы с оргтехникой и порядок фиксации повреждений |
| Сервисный партнёр | Компаниям с тяжёлыми МФУ, техникой на обслуживании или в аренде | Специалисты знают устройство оборудования и могут выполнить запуск на новом месте | Нужно заранее согласовать график, стоимость и границы ответственности |
Если оборудование используется по договору аренды МФУ, сначала уточните у владельца техники, разрешено ли перевозить аппарат самостоятельно и кто должен выполнять демонтаж, упаковку и повторную настройку.
Что согласовать с подрядчиком
- Кто отключает и подготавливает оборудование
- Кто предоставляет упаковочные материалы
- Кто отвечает за погрузку и фиксацию в автомобиле
- Как документируется состояние техники до перевозки
- Кто подключает оборудование в новом офисе
- В какой срок выполняется запуск
- Как оформляются повреждения, если они будут обнаружены
Распределите ответственность внутри компании
| Задача | Ответственный | Результат |
|---|---|---|
| Инвентаризация и график | Офис-менеджер или административный отдел | Список техники, сроков и критичных подразделений |
| Сетевые настройки и доступ сотрудников | IT-специалист | Подготовленные сетевые точки, адреса и очереди печати |
| Подготовка и запуск техники | Сервисный инженер | Оборудование безопасно отключено и проверено после установки |
| Погрузка и перевозка | Перевозчик | Техника доставлена и выгружена без повреждений |
| Приёмочное тестирование | Офис-менеджер, IT и инженер | Подтверждена работа печати, копирования и сканирования |
Как подготовить новое место для принтера или МФУ
До доставки оборудования на новом месте должны быть готовы электропитание, сеть, устойчивая поверхность и свободный доступ к лоткам. Для сетевой техники IT-службе также нужно заранее определить адреса устройств и проверить возможность подключения сотрудников.
Электропитание
- Проверьте наличие исправной розетки с заземлением рядом с местом установки
- Уточните максимальную потребляемую мощность в паспорте конкретной модели
- Не подключайте несколько мощных устройств к одному бытовому удлинителю
- При необходимости заранее согласуйте дополнительную линию с электриком
- Проверьте, что кабель питания не проходит по проходу и не находится в натяжении
Сеть и подключение
- Для проводного подключения убедитесь, что сетевая розетка активна
- Для Wi-Fi проверьте уровень и стабильность сигнала в месте установки
- Передайте IT-специалисту модели и MAC-адреса сетевых устройств
- Определите, будут ли сохранены прежние IP-адреса или назначены новые
- Подготовьте USB-кабель, если устройство будет подключаться локально
- Проверьте правила доступа между офисными сетями и подразделениями
Размещение
- Используйте ровную и устойчивую поверхность, рассчитанную на массу устройства
- Оставьте место для открытия крышек, кассет и боковых дверец
- Обеспечьте свободный подход для пользователей и сервисного инженера
- Не размещайте аппарат вплотную к батарее, обогревателю или источнику влаги
- Не устанавливайте технику там, где она будет мешать проходу или эвакуации
Схема размещения. Отметьте устройства на плане офиса до их доставки. Для каждого места укажите розетку, тип сетевого подключения и подразделения, которые будут пользоваться аппаратом.
Как безопасно подготовить технику к перевозке
Главное правило — готовить принтер или МФУ по руководству конкретной модели. Конструкция лазерных и струйных устройств различается, поэтому универсальные советы об извлечении картриджей, печатающих головок или других узлов могут привести к протечке чернил или повреждению оборудования.
Перед отключением
- Завершите все задания печати и сканирования
- Убедитесь, что в очередях не осталось документов
- Сохраните адресную книгу и сетевые настройки, если модель это поддерживает
- Зафиксируйте показания счётчиков, если техника арендуется или обслуживается по отпечаткам
- Корректно выключите устройство штатной кнопкой и дождитесь завершения внутренних процессов
Перед упаковкой
- Отключите питание, сеть, USB и дополнительные модули
- Уберите бумагу из всех лотков
- Закройте крышки и кассеты, не фиксируя их слишком жестко
- Выполните специальные действия из инструкции, если они предусмотрены
- Упакуйте съёмные элементы отдельно и подпишите их
- Защитите корпус от ударов и зафиксируйте устройство в автомобиле
Когда не стоит перевозить самостоятельно. Передайте задачу специалистам, если устройство тяжёлое, оснащено дополнительными лотками или финишером, находится в аренде либо требует сервисной подготовки к транспортировке.
Как проверить технику после подключения
МФУ готово к работе, если оно печатает с нужных компьютеров, выполняет копирование и двустороннюю печать, а сканы поступают в заданную папку или на почту. Проверку лучше провести сразу после установки, пока на площадке находятся специалисты.
- Осмотрите корпус. Проверьте, нет ли трещин, сколов, перекосов крышек и повреждений лотков.
- Проверьте комплектность. Сверьте кабели, дополнительные модули и принадлежности с инвентаризационной описью.
- Включите устройство. Убедитесь, что на дисплее нет сообщений об ошибках.
- Распечатайте тестовую страницу. Оцените текст, заливки, полосы, пятна и пропуски.
- Проверьте печать с компьютера. Отправьте документ с рабочих мест разных подразделений.
- Проверьте необходимые функции. Выполните двустороннюю печать, цветную печать или печать формата А3, если они используются в работе.
- Сделайте копию. Проверьте подачу оригинала, масштаб и качество изображения.
- Выполните сканирование. Убедитесь, что файл поступает в нужную папку, программу или электронную почту.
Результат можно дополнительно оценить по инструкции о том, как распечатать тестовую страницу принтера и определить по ней явные дефекты печати.
Что делать, если устройство не работает
- Проверьте кабели питания и передачи данных
- Убедитесь, что выбрано правильное устройство и в очереди нет задач на паузе
- Проверьте наличие бумаги и отсутствие сообщений о замятии
- Уточните у IT-специалиста, доступен ли принтер в новой сети
- Перезагрузите устройство штатным способом, если это допускает инструкция
- Сфотографируйте сообщение на дисплее и лист с дефектом
Если после базовой проверки ошибка сохраняется, передайте модель, адрес установки и описание симптома специалистам по ремонту и обслуживанию оргтехники, не разбирая устройство самостоятельно.
Критерий завершения переезда: Техника считается запущенной только после проверки реального рабочего сценария: печати с компьютера сотрудника, копирования и отправки скана по используемому маршруту.
Когда нужен временный принтер или МФУ
Временная аренда нужна, если основное оборудование не будет запущено к первому рабочему дню, повредилось при перевозке или новая сеть ещё не готова. Модель подбирают по формату, цветности, функциям и предполагаемому сроку использования.
Резервная техника особенно полезна в следующих ситуациях:
- Основное устройство ещё не перевезено. Часть сотрудников уже работает на новом месте, а печатная техника остаётся в старом офисе.
- После перевозки обнаружена неисправность. Диагностика и ремонт требуют времени, а документооборот останавливать нельзя.
- Сетевая инфраструктура не готова. Временно можно использовать аппарат с локальным подключением, если это соответствует требованиям безопасности компании.
- Нужны функции, которых нет у основной техники. Например, цветная печать, формат А3, копирование или сканирование большого пакета документов.
- Переезд проходит поэтапно. Один аппарат может временно обслуживать новое подразделение до полного запуска парка.
Для временной замены можно подобрать принтер в аренду с учётом количества пользователей, срока работы и предполагаемой нагрузки.
Что уточнить перед заказом
- Доступный срок доставки и установки
- Минимальный и максимальный период аренды
- Входят ли в предложение подключение и настройка
- Какие расходные материалы предоставляет поставщик
- Кто меняет картриджи и устраняет неисправности
- Есть ли ограничения по количеству или типу отпечатков
- Кто отвечает за возврат и демонтаж оборудования
Не рассчитывайте только на устное обещание о доставке в день обращения: срок и состав работ лучше подтвердить при согласовании заказа.
Итоговый чек-лист переезда печатной инфраструктуры
Чтобы печать заработала в первый рабочий день, назначьте ответственных, подготовьте новое место, перевезите технику по инструкции производителя и проведите приёмочное тестирование.
- Составьте список техники. Зафиксируйте модели, серийные номера, комплектность, подключения и состояние.
- Определите критичные устройства. Укажите подразделения, которым печать нужна с первого дня.
- Назначьте ответственных. Распределите задачи между офис-менеджером, IT, сервисным инженером и перевозчиком.
- Подготовьте новый офис. Проверьте питание, сеть, поверхности и доступ к устройствам.
- Сохраните настройки. Зафиксируйте сетевые параметры, адресную книгу и показания счётчиков.
- Подготовьте технику по инструкции модели. Не извлекайте картриджи, печатающие головки или другие узлы без прямого требования производителя.
- Проведите приёмку. Осмотрите корпус, сверьте комплектность и проверьте рабочие функции.
- Протестируйте реальные процессы. Распечатайте документ с рабочего компьютера и отправьте скан по используемому маршруту.
- Подготовьте резерв. Заранее определите, где взять временное устройство при задержке запуска.
Если основная техника не успевает к открытию нового офиса, компания «Копи-Консалтинг» поможет подобрать временный принтер или МФУ с учетом требуемого формата, цветности и функций. Перед оформлением заявки уточните срок доставки и условия обслуживания по телефону +7 (499) 197-02-74 или через форму на сайте.
