Оптимизация печати в офисе может значительно сократить расходы компании. Экономия на печати обычно весьма ощутима в долгосроке и отражается в бюджете компании. В любом офисе, где установлены принтеры, можно оптимизировать процесс печати и сократить издержки на него на 10-15%.
Расчет расходов на печать
Для оптимизации процесса нужно сделать экспертную оценку и выяснить, на что тратится бюджет. Руководители обычно не вникают в детали организации печати, а за мелкими расходами следит обслуживающий персонал. Поэтому для поиска источников и расчета расходов стоит заключить покопийный контракт и провести внеплановый аудит офисной печати.
Расходы бывают явными и неявными. К обычным расходам относят:
- стоимость всего оборудования;
- затраты на картриджи;
- плата за замену тонера;
- стоимость и количество использованной бумаги;
- ценник на запчасти для принтера и МФУ.
Скрытые расходы могут в себя включать:
- ошибки и поломки, возникающие в процессе печати;
- нерациональное применение цветной печати документов, когда есть возможность обойтись черно-белым режимом;
- неучтенный или неиспользованный запас тонера и бумаги;
- простой офисного оборудования;
- переплата за аренду площади, где находятся малоиспользуемая техника;
- работа с принтерами, которая требует от сотрудников дополнительных усилий и времени, например, в случае заминок, зависаний или сбоев в работе;
- неоправданный расход бумаги, включая присвоение листов для личных целей;
- использование устаревшего оборудования, которое потребляет больше электроэнергии.
Как показывает опыт специалистов по оптимизации офисной печати, до 80% бюджета, выделяемого на печать, тратится на неочевидные статьи расходов.
Сравнение объемов печати с производственными ресурсами
В каждом офисе стоит разное число печатных машин. Получение точных данных о количестве распечаток на конкретном устройстве позволяет определить уровень его загруженности. В характеристиках аппарата указывается, сколько страниц он может напечатать за месяц. Основываясь на этих данных, можно сравнить фактический объем печати с возможностями оборудования.
Офисные работники зачастую пользуются только одним принтером, а остальная техника простаивает, несмотря на то, что стоимость отпечатка на них может быть ниже. Причиной обычно является удаленное положение аппарата от рабочего места сотрудника или слишком сложный интерфейс. Из-за этого одни принтеры работают слишком много, а другие не вырабатывают свой ресурс.
По результатам аудита можно распределить нагрузку одинаково на все устройства. Это необходимо для того, чтобы каждая единица выдерживала предельную нагрузку, обозначенную производителем. Такой подход сократит число поломок и уменьшит расходы на обслуживание. Многие компании предпочитают аутсорсинг печати, который дает возможность вообще отказаться от закупки принтеров.
Оценка состояния печатного оборудования
Одним из важных аспектов оптимизации процесса печати в бизнесе является регулярная диагностика принтеров. В корпоративной среде обычно не принято часто менять оборудование, не дождавшись поломки техники. Есть ошибочное мнение, что современные модели ненадежны, и старый принтер будет работать лучше нового, однако, это в корне не верно.
Для оптимизации расходов на печать, необходимо позаботиться о замене устаревших и неактуальных печатных устройств на новые или об их выводе из основного использования. Практика аудита показывает, что выгоднее использовать меньше новых, экономичных и производительных принтеров, чем много устаревших или изношенных аппаратов для печати.
Оптимизировать работу печатных устройств в вашем офисе и сэкономить поможет сервис компании «Копи-Консалтинг». Гарантированное снижение стоимости печати на 15%, подробнее об аутсорсинг печати узнавайте у контактных операторов.
