Стоимость отпечатка при аутсорсинговой печати по системе покопийной тарификации зависит от нескольких важных факторов. Их надо учитывать, чтобы правильно оценить траты. В статье рассмотрим пункты, на что обратить внимание при поиске самого интересного предложения.
Количество и размер обслуживаемых объектов
В больших типографиях печать страницы дешевле, чем в маленьких с одним-двумя устройствами. На одном объекте может располагаться зона с интенсивной печатью для офисов с активным документооборотом и участок с низкой нагрузкой для небольших контор.
В таких условиях основная часть себестоимости приходится на печать в загруженных секторах. Это позволяет снизить общую цену отпечатков для всего объекта. Если у компании несколько офисов, то часто издержки на печать в одном месте компенсируются за счет других филиалов.
Некоторые клиенты предпочитают единые цены на аутсорсинг печати для всего контракта. Это приводит к тому, что они видят искаженную, а не действительную стоимость. В таких случаях поставщику услуг приходится устанавливать тарифы чуть выше, чем они есть на самом деле.
Авторизация пользователей и отслеживание их действий
Для авторизации пользователей нужны дополнительные средства, которые увеличивают расходы на аутсорсинг. Поэтому исполнители включают эти траты в стоимость обслуживания.
Если клиент хочет сэкономить, важно оценить, насколько возрастет стоимость страницы при внедрении системы мониторинга. Это поможет определить, выгодно ли применять средства контроля, так как они могут оказаться дороже возможных убытков от их отсутствия.
Способ определения числа напечатанных листов
Есть несколько возможных решений:
- Использовать программное обеспечение для подсчета. ИТ отдел должен внедрить ПО и подключить партнера, что связано с рисками утечки данных. Но при высоком объеме печати аутсорсинг станет единственным выходом.
- Осуществлять ручной сбор. Данные счетчиков считываются при печати отчетов о состоянии принтеров и МФУ. При высокой нагрузке важно регулярное обслуживание на месте. Инженеры снимают показатели счетчиков во время плановых проверок, экономя время.
- Не проводить подсчет или делать это нерегулярно. Вариант для компаний с большим числом объектов и фиксированным объемом печати (автосервисы, магазины). Основные траты — доставка расходников и обслуживание оборудования инженерами. Здесь лучше перейти на ежемесячный фиксированный тариф вместо оплаты по страницам.
Требования к стабильной печати
Качественный аутсорсинг печати требует готовности исполнителя обеспечивать услуги в любое время. Стороны заранее договариваются о мерах на случай отказа оборудования. Строгие условия непрерывной работы ведут к дополнительным расходам и увеличению стоимости печати одной страницы.
Клиенты часто просят срочно отремонтировать оборудование и включают этот пункт в договор. В цену печати страницы добавляют время на саму работу и на срочные вызовы. Отдельные компании предлагают клиентам резервные принтеры и МФУ, чтобы избежать простоев и снизить тарифы за покопийную распечатку.
Качество печати и персональные запросы клиента
При печати важно, чтобы документ был без дефектов: пробелов, полосок, серого фона. Чем проще требования к качеству, тем ниже цена. Дополнительные пожелания увеличивают стоимость. Заказчики часто добавляют в техзадание условия, которые повышают тарифы на печать при аутсорсинге. Например, использование оригинальных картриджей, замена расходных материалов исполнителем или оттиска на специальной бумаге.
ООО «Копи-Консалтинг» специализируется на высококачественной офисной печати и предоставляет надежную технику. Компания предлагает полный пакет услуг: от аренды оргтехники и аутсорсинга, до обслуживания в сервисном центре.
