Аудит печатной инфраструктуры — актуальная услуга для компаний, в которых велика доля бумажного документооборота. Анализ текущего положения дел позволяет повысить управляемость процессов и прозрачность затрат. В аудит печати входит анализ расходов организации на закупку бумаги, а также на содержание принтеров, МФУ и другого оборудования.
Для полноты картины желательно проводить анализ данных за год. Наши специалисты имеют богатый опыт обслуживания всех видов офисной техники и настройки программного обеспечения, призванного оптимизировать ее работу. Аудит печатного оборудования, заказанный в «Копи-Консалтинг», позволит существенно снизить траты на расходные материалы и принтеры.
Что включает в себя аудит печатной инфраструктуры?
- Рассмотрение пожеланий заказчика
- В предварительный анализ входит изучение техдокументации по офисному оборудованию и инфраструктуре, выявление причин, из-за которых большие расходы на печать
- Изучение условий эксплуатации принтеров и другой печатающей техники
- Оценка расходов на закупку бумаги и картриджей, а также — на ремонт оборудования
- Расчет себестоимости страницы печати
- Диагностика техники. Оценка целесообразности дальнейшего использования устаревшего оборудования
Чтобы проанализировать ситуация в целом, наши специалисты уделяют внимание каждому принтеру и МФУ. Учитывают срок эксплуатации, месячную нагрузку, место установки в офисе, количество ремонтов, численность персонала, имеющего доступ к технике. Зачастую не целесообразно держать принтеры, которые уже давно физически и морально устарели. Еще один важный фактор — правильная организация процесса: когда каждая отпечатанная страница под контролем, сводится к минимуму нецелевое использование оборудования.
Результаты аудита
Структура отчета, который заказчик получает после выполнения аудита, согласовывается заранее. В отчетность может входить:
- Информация о состоянии печатной инфраструктуры организации с указанием слабых мест
- Оценка соответствия инфраструктуры потребностям фирмы
- Рекомендации по оптимизации и отладке
- Смета расходов для устранения слабых мест инфраструктуры
- Рекомендации по выбору программного обеспечения
- Предложения по развитию печатной инфраструктуры
Организации, с которыми у нас заключены договора на аутсорсинг печати, имеют возможность заказать аудит на льготных условиях. После завершения процедуры мы предлагаем оптимизировать формат сотрудничества на взаимовыгодной основе. Взаимодействие с «Копи-Консалтинг» — гарантия бесперебойной работы вашей техники.
Мы внедряем современные аппаратно-программные решения, обеспечивающие контроль, систематизацию и управление печатью. Ведущие разработчики предлагают сотни вариантов использования печатной техники в офисах. Сделать оптимальный выбор, не будучи профессионалом в данной сфере, практически не реально. Обращайтесь в «Копи-Консалтинг», и мы вам обязательно поможем.
