Сегодня рынок аутсорсинга офисной печати стабильно растет, но тем не менее многие компании опасаются модели управляемой печати и зачастую причина заключается в информационной безопасности услуги.
Аутсорсинг печати предполагает не только услуги печати документов. В итоговом варианте заказчик получает систему управления документооборотом, обновленное ПО, оптимизацию процессов обслуживания техники. Все это вызывает закономерные вопросы по информационной безопасности.
Безопасность аутсорсинга
Основным фактором перехода на аутсорсинг офисной печати является снижение стоимости одного отпечатка. Модель Print Room действительно помогает снизить расходы на 25-50%, за счет оптимизации закупки расходных материалов, централизованного сервисного обслуживания и ремонта. Все это не только снижает расходы на печать, но и уменьшает вероятность простоев техники, обеспечивает стабильность рабочих процессов.
Но если для заказчика на первом меcте стоит безопасность информации, акцент будет сделан не на оптимизацию затрат, а на повышение мер ее защиты.
Доступ к печатающим устройствам
В безопасности аутсорсинга сомневаются по причине доступа к печати третьих лиц. Ведь при обычном подходе доступ к печатающему устройству есть только у сотрудников компании, при аутсорсинге его получают ИТ-специалисты поставщика услуг. Но на деле такая ситуация совершенно безопасна, ведь аутсорсинг только увеличивает контроль доступа к МФУ.
Поставщики услуг аутсорсинга дорожат своей репутации, поэтому вводят современные методы контроля доступа: авторизация по магнитной карте, сканеру распознавания лиц или отпечатку пальца. Поэтому получить распечатанный документ может только работник, который отправил его на МФУ. При таких мерах сотрудники не только начинают ответственно относиться к печати, но и перестают использовать офисные МФУ в личных целях.
Безопасность данных
Обычно с расширением круга лиц, имеющих доступ к МФУ, растут риски утечки данных. Такие ситуации приводят к серьезным репутационным потерям и финансовым убыткам. На практике же аутсорсинг печати снижает процент утечки информации. Для примера рассмотрим ситуацию, когда злоумышленник завладел МФУ, чтобы получить конфиденциальные сведения. Но в рамках политики безопасности на нем было установлено ПО, которое удаляет историю печати, что не дает воспользоваться информацией.
Даже при утечке информации, аутсорсинг офисной печати помогает в расследовании инцидента. Ведь все действия на МФУ могут логироваться, поэтому всегда можно узнать, кто и когда выполнял работу с документами.
Контроль МФУ
Основное опасение клиентов заключается в потере контроля над печатающими устройствами. Но при необходимости инфраструктуру печати можно оставить в пределах компании, а управляющее ПО будет установлено только у заказчика.
Также при аутсорсинге можно усилить и другие меры безопасности: установить запрет на пользование флеш-накопителями, использовать внутренние облака для временного хранения заданий, отправленных на печать.
Список опасений можно перечислять долго, так как переход на аутсорсинг - процесс сложный и затратный. Но большинство компаний, предоставляющих услуги, нацелено на решение всех возникающих вопросов заказчика, поэтому гарантирует надежность и безопасность услуг. Компания "Копи-Консалтинг" станет идеальным партнером для успешного сотрудничества: здесь не только предлагают отличную стоимость аренды оргтехники, но и индивидуальный подход к обеспечению безопасности информации.
