Главная / Статьи / Аутсорсинг печати: учёт, контроль и экономия

Аутсорсинг печати: учёт, контроль и экономия

Почему компании передают такие внутренние сервисы, как офисная печать на аутсорсинг? Потому что они стремятся уменьшить издержки. А также хотят:

  • Полностью контролировать все непрофильные расходы
  • Высвободить средства и силы на новые проекты
  • Сфокусировать усилия сотрудников на ключевом направлении деятельности
  • Повысить общий показатель КПД персонала

Тенденция передачи на аутсорсинг является общемировой. Все стремятся сэкономить и ищут самые лучшие варианты для достижения этой цели.

Снижение издержек путем перехода на покопийную печать

Международное исследовательское бюро IDC посчитало в денежном эквиваленте фактический уровень услуг печати в Европе. Он составил 8,3 миллиарда долларов (данные 2018 года). Аналитики этого бюро также определили, что среднегодовой темп роста востребованности услуг равняется 4,5%. Эта тенденция сохранится до 2022 года.

Меньше половины от озвученной суммы приходится на услуги аутсорсинга офисной печати, а остальная часть — на разработку и поддержку систем, позволяющих управлять документооборотом офиса.

В России темп роста востребованности услуги равняется 6,7%. Эта тенденция также сохранится до 2022 года. Еще у нас в стране постепенно уменьшается количество установленных в офисах принтеров, МФУ, сканеров, копировальных машин. То есть предприятия снимают с баланса отслужившие свое устройства, но взамен им не покупают новое оборудование. Они просто переводят офисную печать на аутсорсинг.

Одним из актуальных решений для современных офисов является покопийная печать. Ее суть — собственники печатного оборудования берут деньги с заказчика (компании) за каждую распечатанную страницу. Таким образом, компания может четко контролировать расходы (они будут зависеть от количества напечатанных страниц).

Правильная оптимизация печати

МФУ По статистике примерно 65-80% напечатанных документов отправляются в корзину с мусором. Просто многие офисные сотрудники привыкли распечатывать документы и изучать их с листа. Они не хотят (по разным причинам) знакомиться с материалом в электронном виде. Крупные компании ведут борьбу с таким расточительством.

Они убирают из офисов МФУ и мелкие принтеры, оставляя только крупное многофункциональное оборудование на целый департамент или отдел. Чтобы у персонала не возникало импульсивного желания напечатать документы с целью дальнейшего ознакомления.

Ведь для этой процедуры работнику нужно прекратить выполнение поставленной задачи, отправиться к принтеру/МФУ, дождаться своей очереди, выполнить печать, забрать материал и вернуться на рабочее место. По пути он может отвлечься на беседы с другими сотрудниками. Все это занимает много времени.

Поэтому компании оставляют лишь одно устройство на большой отдел. А также доносят до персонала информацию о стоимости печати одной бумаги. Эта цифра дисциплинирует работников, и они идут печатать только при крайней необходимости. Такой подход более выгоден, чем «народные» методы оптимизации печатных расходов. Речь идет об использовании дешевых контрафактных тонеров и о неавторизованных перезаправках картриджей.

IT-директор фирмы «Интерлогфарм» Илья Голованов сообщает, что переход печати на аутсорсинг дался его компании не легко. Однако польза от этого решения оказался значительной:

  • Удалось организовать в офисе непрерывный документооборот
  • Персонал избавился от рутинной печатной работы
  • Бухгалтерия облегчила себе подсчеты издержек
  • Отпала необходимость в обслуживании и оперативном ремонте техники. Все это легло на плечи подрядчика

Более того, улучшилось качество напечатанных документов. Потому что подрядчик, оказывающий услугу аутсорсинга, изначально заинтересован в том, чтобы его оборудование работало исправно и долго (это ведь основной источник дохода). Продевает эксплуатационный срок устройств использование качественных расходных материалов.

Вывод тут только один — передача печати на аутсорсинг позволяет избавиться от регулярных неконтролируемых расходов и от хлопот, связанных с ремонтом и обслуживанием копировального парка техники.

 
Что важно знать для определения лучшего МФУ
13.07.21
Что важно знать для определения лучшего МФУ

Производители печатающих устройств предлагают такой большой ассортимент техники, что выбрать среди них лучшее сложно. В поисках идеального МФУ прежде всего нужно определить какие его характеристики важны именно для вас. Чтобы написать список требований к ПУ было проще, рассмотрим на что стоит обращать внимание в разных сегментах их использования.

Продлеваем срок службы принтера
08.07.21
Продлеваем срок службы принтера

Лазерный принтер — необходимая офисная техника и помощник. Без него нельзя распечатать нужный документ, накладные и договора, оцифровать архив. Каждому из нас хочется, чтобы нужное нам оборудование служило верой и правдой, не подвело в ответственный момент и не создавало лишних трудностей. И такой результат достижим, если знать несколько лайфхаков.

Почему выгодно передать процессы печати в управление
28.06.21
Почему выгодно передать процессы печати в управление

Пандемия заставила бизнес серьезно заняться оптимизацией расходов, в том числе передать некоторые второстепенные функции в аутсорсинг специализированным организациям. В условиях коронавирусных ограничений хорошо зарекомендовала себя оптимизация затрат на печать.

Ремонт оргтехники Kyocera
15.06.21
Ремонт оргтехники Kyocera

Успешное ведение бизнеса невозможно без качественной, исправно работающей оргтехники. Большой популярностью пользуются МФУ, принтеры и копиры японской компании Kyocera. Они просты в применении, обеспечивают качественную и быструю печать, не требуют больших расходов на обслуживание. Но даже такие надежные устройства со временем утрачивают свою функциональность.

Аутсорсинг печати - то, что нужно современным крупным компаниям
27.05.21
Аутсорсинг печати - то, что нужно современным крупным компаниям

Объемы офисной печати не уменьшились с появлением интернета. Хотя многие предполагали, что это произойдет (так как начал развиваться электронный документооборот). Но на самом деле вместе с появлением "всемирной паутины" необходимость в печатной продукции возросла в несколько раз. Это заставило руководителей больших предприятий и организаций озаботится издержками, связанными с покупкой чернил, бумаги и печатного оборудования.

Почему выбирают долгосрочную аренду
13.05.21
Почему выбирают долгосрочную аренду

Владельцы небольших и средних предприятий нередко считают целесообразным решение не закупать оргтехнику, а брать ее в долгосрочную аренду. В этом они видят более экономичный подход и другие плюсы.

Переход компании на аутсорсинг печати и почему это выгодно
29.04.21
Переход компании на аутсорсинг печати и почему это выгодно

Для того, чтобы компания работала эффективнее и стала более конкурентоспособной, её руководству нужно принять ряд важных мер, среди которых должна быть и грамотная, продуманная оптимизация расходов. В рамках оптимизации компания может перейти на аутсорсинг печати.

ЗАЯВКА ОНЛАЙН!
Оставьте заявку и наши специалисты свяжутся с Вами в ближайшее время
Например, Александр
Например, +7 (499) 197-02-74

Способы оплаты:

Безналичная оплата

Ждём Вашего звонка:
Мы находимся по адресу:
123423, Россия, Москва, улица Народного Ополчения, 34с1, БЦ «Иткол»
Яндекс.Метрика LiveInternet counter