Главная / Статьи / Аутсорсинг печати: учёт, контроль и экономия

Аутсорсинг печати: учёт, контроль и экономия

Почему компании передают такие внутренние сервисы, как офисная печать на аутсорсинг? Потому что они стремятся уменьшить издержки. А также хотят:

  • Полностью контролировать все непрофильные расходы
  • Высвободить средства и силы на новые проекты
  • Сфокусировать усилия сотрудников на ключевом направлении деятельности
  • Повысить общий показатель КПД персонала

Тенденция передачи на аутсорсинг является общемировой. Все стремятся сэкономить и ищут самые лучшие варианты для достижения этой цели.

Снижение издержек путем перехода на покопийную печать

Международное исследовательское бюро IDC посчитало в денежном эквиваленте фактический уровень услуг печати в Европе. Он составил 8,3 миллиарда долларов (данные 2018 года). Аналитики этого бюро также определили, что среднегодовой темп роста востребованности услуг равняется 4,5%. Эта тенденция сохранится до 2022 года.

Меньше половины от озвученной суммы приходится на услуги аутсорсинга офисной печати, а остальная часть — на разработку и поддержку систем, позволяющих управлять документооборотом офиса.

В России темп роста востребованности услуги равняется 6,7%. Эта тенденция также сохранится до 2022 года. Еще у нас в стране постепенно уменьшается количество установленных в офисах принтеров, МФУ, сканеров, копировальных машин. То есть предприятия снимают с баланса отслужившие свое устройства, но взамен им не покупают новое оборудование. Они просто переводят офисную печать на аутсорсинг.

Одним из актуальных решений для современных офисов является покопийная печать. Ее суть — собственники печатного оборудования берут деньги с заказчика (компании) за каждую распечатанную страницу. Таким образом, компания может четко контролировать расходы (они будут зависеть от количества напечатанных страниц).

Правильная оптимизация печати

МФУ По статистике примерно 65-80% напечатанных документов отправляются в корзину с мусором. Просто многие офисные сотрудники привыкли распечатывать документы и изучать их с листа. Они не хотят (по разным причинам) знакомиться с материалом в электронном виде. Крупные компании ведут борьбу с таким расточительством.

Они убирают из офисов МФУ и мелкие принтеры, оставляя только крупное многофункциональное оборудование на целый департамент или отдел. Чтобы у персонала не возникало импульсивного желания напечатать документы с целью дальнейшего ознакомления.

Ведь для этой процедуры работнику нужно прекратить выполнение поставленной задачи, отправиться к принтеру/МФУ, дождаться своей очереди, выполнить печать, забрать материал и вернуться на рабочее место. По пути он может отвлечься на беседы с другими сотрудниками. Все это занимает много времени.

Поэтому компании оставляют лишь одно устройство на большой отдел. А также доносят до персонала информацию о стоимости печати одной бумаги. Эта цифра дисциплинирует работников, и они идут печатать только при крайней необходимости. Такой подход более выгоден, чем «народные» методы оптимизации печатных расходов. Речь идет об использовании дешевых контрафактных тонеров и о неавторизованных перезаправках картриджей.

IT-директор фирмы «Интерлогфарм» Илья Голованов сообщает, что переход печати на аутсорсинг дался его компании не легко. Однако польза от этого решения оказался значительной:

  • Удалось организовать в офисе непрерывный документооборот
  • Персонал избавился от рутинной печатной работы
  • Бухгалтерия облегчила себе подсчеты издержек
  • Отпала необходимость в обслуживании и оперативном ремонте техники. Все это легло на плечи подрядчика

Более того, улучшилось качество напечатанных документов. Потому что подрядчик, оказывающий услугу аутсорсинга, изначально заинтересован в том, чтобы его оборудование работало исправно и долго (это ведь основной источник дохода). Продевает эксплуатационный срок устройств использование качественных расходных материалов.

Вывод тут только один — передача печати на аутсорсинг позволяет избавиться от регулярных неконтролируемых расходов и от хлопот, связанных с ремонтом и обслуживанием копировального парка техники.

Почему покопийная печать не может быть дорогой
28.05.24
Почему покопийная печать не может быть дорогой
Пришла пора развеять мифы о покопийной печати. Многие считают услугу более затратной, чем самостоятельное обслуживание аппаратов, включая покупку расходников и ремонт. На самом деле, взяв во внимание все расчеты, предстает совсем иная картина.
Причины неисправности принтера и способы их решения
17.05.24
Причины неисправности принтера и способы их решения
В офисных условиях интенсивность использования печатной техники не меньше, чем компьютерной. Регулярное активное пользование способствует появлению различных проблем с оборудованием. При этом поломки настигают абсолютно все принтеры, независимо от бренда. 
Аутсорсинг печати: как способ сэкономить
26.04.24
Аутсорсинг печати: как способ сэкономить
Для большинства компаний наличие различной оргтехники является необходимостью, обусловленной их повседневной деятельностью. Одновременно с этим некоторым организациям куда выгоднее отдавать часть работ по печати на аутсорсинг другим компаниям.
Совместимые картриджи или оригинальные: стоит ли переплачивать
16.04.24
Совместимые картриджи или оригинальные: стоит ли переплачивать
Проблема использования оригинальных картриджей достаточно остро стоит перед большинством пользователей. Стоимость оригинала значительно выше, чем у совместимых моделей, а проблемы с поставками увеличивают сроки ожидания.
Особенности аренды МФУ по срокам
27.03.24
Особенности аренды МФУ по срокам
Для начала рассмотрим, зачем вообще нужна аренда многофункциональной техники, совмещающей в себе возможности принтера, сканера и копировального устройства. Прежде всего выбор срока аренды зависит от потребностей и возможностей самого клиента. 
От чего зависит качество печати струйного принтера
19.03.24
От чего зависит качество печати струйного принтера
Часто возникает ситуация, когда качество печати струйного принтера может не устраивать и вызывать вопросы у пользователя. Плохое качество текста и изображения может быть вызвано разными причинами, разобраться и исправить которые реально даже своими силами.
Как сэкономить на расходниках для печати
12.02.24
Как сэкономить на расходниках для печати
Вопрос экономии волнует всех, чей бизнес связан с печатью больших объемов, будь это рекламная продукция или отчетность. Вроде только заправили картридж, а он уже закончился. Если неоригинальный тонер достаточно дешевый, то цена оригинальных порой очень высока.

Способы оплаты:

Безналичная оплата

Ждём Вашего звонка:
Мы находимся по адресу:
121467, Россия, Москва, улица Молдавская, дом 5, БЦ «ГрандКонсалт»
Яндекс.Метрика LiveInternet counter