Главная / Статьи / Аутсорсинг печати: учёт, контроль и экономия

Аутсорсинг печати: учёт, контроль и экономия

Почему компании передают такие внутренние сервисы, как офисная печать на аутсорсинг? Потому что они стремятся уменьшить издержки. А также хотят:

  • Полностью контролировать все непрофильные расходы
  • Высвободить средства и силы на новые проекты
  • Сфокусировать усилия сотрудников на ключевом направлении деятельности
  • Повысить общий показатель КПД персонала

Тенденция передачи на аутсорсинг является общемировой. Все стремятся сэкономить и ищут самые лучшие варианты для достижения этой цели.

Снижение издержек путем перехода на покопийную печать

Международное исследовательское бюро IDC посчитало в денежном эквиваленте фактический уровень услуг печати в Европе. Он составил 8,3 миллиарда долларов (данные 2018 года). Аналитики этого бюро также определили, что среднегодовой темп роста востребованности услуг равняется 4,5%. Эта тенденция сохранится до 2022 года.

Меньше половины от озвученной суммы приходится на услуги аутсорсинга офисной печати, а остальная часть — на разработку и поддержку систем, позволяющих управлять документооборотом офиса.

В России темп роста востребованности услуги равняется 6,7%. Эта тенденция также сохранится до 2022 года. Еще у нас в стране постепенно уменьшается количество установленных в офисах принтеров, МФУ, сканеров, копировальных машин. То есть предприятия снимают с баланса отслужившие свое устройства, но взамен им не покупают новое оборудование. Они просто переводят офисную печать на аутсорсинг.

Одним из актуальных решений для современных офисов является покопийная печать. Ее суть — собственники печатного оборудования берут деньги с заказчика (компании) за каждую распечатанную страницу. Таким образом, компания может четко контролировать расходы (они будут зависеть от количества напечатанных страниц).

Правильная оптимизация печати

МФУ По статистике примерно 65-80% напечатанных документов отправляются в корзину с мусором. Просто многие офисные сотрудники привыкли распечатывать документы и изучать их с листа. Они не хотят (по разным причинам) знакомиться с материалом в электронном виде. Крупные компании ведут борьбу с таким расточительством.

Они убирают из офисов МФУ и мелкие принтеры, оставляя только крупное многофункциональное оборудование на целый департамент или отдел. Чтобы у персонала не возникало импульсивного желания напечатать документы с целью дальнейшего ознакомления.

Ведь для этой процедуры работнику нужно прекратить выполнение поставленной задачи, отправиться к принтеру/МФУ, дождаться своей очереди, выполнить печать, забрать материал и вернуться на рабочее место. По пути он может отвлечься на беседы с другими сотрудниками. Все это занимает много времени.

Поэтому компании оставляют лишь одно устройство на большой отдел. А также доносят до персонала информацию о стоимости печати одной бумаги. Эта цифра дисциплинирует работников, и они идут печатать только при крайней необходимости. Такой подход более выгоден, чем «народные» методы оптимизации печатных расходов. Речь идет об использовании дешевых контрафактных тонеров и о неавторизованных перезаправках картриджей.

IT-директор фирмы «Интерлогфарм» Илья Голованов сообщает, что переход печати на аутсорсинг дался его компании не легко. Однако польза от этого решения оказался значительной:

  • Удалось организовать в офисе непрерывный документооборот
  • Персонал избавился от рутинной печатной работы
  • Бухгалтерия облегчила себе подсчеты издержек
  • Отпала необходимость в обслуживании и оперативном ремонте техники. Все это легло на плечи подрядчика

Более того, улучшилось качество напечатанных документов. Потому что подрядчик, оказывающий услугу аутсорсинга, изначально заинтересован в том, чтобы его оборудование работало исправно и долго (это ведь основной источник дохода). Продевает эксплуатационный срок устройств использование качественных расходных материалов.

Вывод тут только один — передача печати на аутсорсинг позволяет избавиться от регулярных неконтролируемых расходов и от хлопот, связанных с ремонтом и обслуживанием копировального парка техники.

Как исправить ситуацию, если принтер печатает белые листы
27.12.22
Как исправить ситуацию, если принтер печатает белые листы

Документооборот — важная составляющая в работе любого учреждения, предприятия. И хотя делопроизводство в большинстве своем реализуется в электронном формате, часть документов по-прежнему применяются и хранятся в бумажной форме. Поэтому даже небольшой офис невозможно себе представить сегодня без печатающего устройства.

Как проверить качество печати принтера. Пробная и тестовая страницы
14.12.22
Как проверить качество печати принтера. Пробная и тестовая страницы

После установки принтера, замены картриджа и в некоторых других случаях на печать отправляют пробную страницу. Если она нормально читается и на ней отсутствуют дефекты, то, скорее всего, с печатающим устройством все нормально.

Зачем и как обновлять драйвера принтера
25.11.22
Зачем и как обновлять драйвера принтера

Программа, обеспечивающая взаимодействие принтера с операционной системой компьютера, именуется драйвером. Новый принтер сначала подключается к ПК физически, а затем на компьютер устанавливают программу-драйвер.

Свойства бумаги для принтеров
15.11.22
Свойства бумаги для принтеров

Для правильного выбора носителя печатной информации из множества предложений рынка необходимо иметь представление о характеристиках, свойствах принтерной бумаги.

Как надолго сохранить работоспособность принтера?
26.10.22
Как надолго сохранить работоспособность принтера?

Покупка принтера часто сопровождается тщательным изучением характеристик и функционала. В первую очередь обращают внимание на соотношение цены и технических параметров, и при этом мало кто думает над стоимостью последующего обслуживания и ремонта.

Советы по безопасной установке офисного принтера
13.10.22
Советы по безопасной установке офисного принтера

Сегодня практически в каждом офисе есть принтер или МФУ. Клерки печатают, копируют, сканируют документы, отправляют и принимают факсы с помощью многофункциональной печатающей техники. Без принтеров невозможно представить работу офиса, учебного заведения, банка, коммерческой фирмы или другой организации, сотрудники которой ведут бумажный документооборот.

Основные типы поломок МФУ
20.09.22
Основные типы поломок МФУ

Приобретение МФУ — в большинстве случаев выгодное решение, поскольку этот агрегат совмещает в себе функции принтера, сканера и копира. Преимуществами покупки являются очевидная экономия средств и места по сравнению с размещением нескольких видов оргтехники, удобство и простота использования.

Способы оплаты:

Безналичная оплата

Ждём Вашего звонка:
Мы находимся по адресу:
123423, Россия, Москва, улица Народного Ополчения, 34с1, БЦ «Иткол»
Яндекс.Метрика LiveInternet counter