Оптимизация затрат в офисах - это актуальная проблема, которая стоит перед компаниями разных масштабов. Известно, что на печать в среднестатистической компании уходит до 6% всей прибыли. Для крупных организаций эти цифры выражаются в миллионах рублей. Неудивительно, что аутсорсинг офисной печати становится востребованной услугой, помогающей снизить бизнес-расходы.
Три причины важности перехода на аутсорсинг офисной печати
Для внедрения аутсорсинга печати есть три основополагающих фактора:
- Увеличение расходов на печать. В сложившейся экономической ситуации значительно выросли затраты на расходные материалы для печати и обслуживание принтеров и МФУ. Особенно это ощутили средние и крупные компании, где затраты разделены на несколько подразделений.
- Прозрачность затрат. На аутсорсинге компания получает возможность более точно и прозрачно видеть свои расходы. Поставщики услуг MPS обычно предоставляют детальные отчеты о затратах, с разбивкой по всем позициям.
- Устойчивость к переменам. С аутсорсингом офисной печати компании быстрее адаптируются к изменениям, так как нет необходимости в расходах на покупку и обслуживание печатающей техники.
Как сократить затраты с помощью аутсорсинга
Основные инструменты, которые помогают снизить расходы на печать:
- Консолидация парка техники. Замена отдельных локальных принтеров на несколько сетевых устройств с малой стоимостью отпечатка позволяют существенно снизить расходы на офисную печать.
- Оптимизация расходных материалов. Специалисты компаний-поставщиков MPS имеют высокую компетенцию в подборе расходных материалов, у них есть собственная аналитика в отношении качества печати разными картриджами, поэтому сокращается процент брака при закупке расходных материалов.
- Повышения эффективности работы IT-специалистов. Специалистам IT-отделов больше не нужно заниматься заменой и заправкой картриджей, поэтому они могут переключиться на решение более важных задач.
С какими проблемами можно столкнуться при внедрении
Аутсорсинг эффективно решает проблему сокращения расходов и имеет ряд преимуществ, но у услуги все же есть недостатки, которые стоит учитывать:
- Сложность учета. На локальных принтерах сложно учитывать все копии, поэтому рекомендуется использовать современные сетевые устройства с функцией интеграции в программы учета.
- Проблемы внедрения. В больших корпорациях, где офисы разбросаны по разным регионам, внедрение системы аутсорсинга может занять месяцы.
- Вопросы безопасности и конфиденциальности. Многие компании боятся передавать на аутсорсинг важные процессы, поэтому стоит тщательно подходить в выбору поставщика услуг и остановиться на проверенном варианте с хорошей репутацией.
Будущее аутсорсинга офисной печати в 2025 году
С развитием тенденции к удаленной работе и электронному документообороту, аутсорсинг офисной печати будет активно развиваться и адаптироваться к новым реалиям. Поэтому переход на аутсорсинг печати поможет хорошо сэкономить на бизнес-затратах и повысить эффективность офисных процессов.
Услуги аутсорсинга печати в Москве предлагает компания "Копи-Консалтинг". Компания имеет безупречную репутацию и большой опыт в области управления процессами печати. Для заказчиков созданы идеальные условия сотрудничества.
