Главная / Статьи / Аудит печати - услуга компании «Копи-Консалтинг»

Аудит печати - услуга компании «Копи-Консалтинг»

Что такое аудит печати? Это услуга, подразумевающая детальный подсчет затрат на бумагу, чернила и прочие расходные материалы. Такой подсчет позволяет оптимизировать затраты офиса на печать и полностью контролировать процесс использования сетевых принтеров.

Какие меры необходимо предпринять, чтобы аудит печати был на 100% верным?

Аудит печатиЧтобы аудит печати был точным и соответствовал действительности, нужно проверить, правильно ли учтены в бухгалтерии издержки на обслуживание оргтехники и покупку расходных материалов. Просто в некоторых офисах подобные затраты относят к другим статьям издержек — доставка, оборудование, услуги и др.

Также следует оценить распределение расходов по направлениям деятельности компании и по ее отделам. Еще важно определить, используют ли работники офиса оргтехнику по назначению. Например, некоторые сотрудники могут распечатать черно-белый документ на цветном принтере. Они разницу не почувствует, однако она будет — так как цветной принтер использует более дорогие тонеры и чернила, чем черно-белый.

Не помешает выяснить, насколько эффективно используется бумага в офисе. Например:

  • Практикуется ли применение двусторонней печати
  • Удаляются ли в текстовом редакторе лишние отступы и пробелы
  • Используется ли средний шрифт при наборе текста (слишком большие символы будут занимать больше пространства на бумаге, следовательно, увеличится ее расход при печати)
  • Если остается несколько предложений, уменьшается ли шрифт, для того чтобы они уместились на одной странице
  • Печатается ли действительно то, что нужно (некоторые сотрудники из-за доступности оргтехники могут печатать документы, с которыми можно было бы поработать и в электронном виде)

Аудит печати помогает выявить факты нерационального использования принтеров и МФУ. Если корректно устранить нерациональный подход, то можно добиться существенного снижения издержек на печать.

Как можно экономить на печати бумаги?

Компания «Копи-Консалтинг» не первый год предоставляет услуги аудита печати. За время ее работы была собрана показательная статистика:

  • Подавляющее большинство офисов неправильно контролируют свои расходы на печать
  • Выделяют из прибыли компании только 3% на обеспечение печати
  • Один работник за год тратит на печать примерно 700 долларов
  • Примерно 15% уже напечатанных документов не используются сотрудниками офиса (они просто пылятся в коробках и шкафах)

Так как же сэкономить? Нужно определится с объемами печати черно-белых и цветных документов, а также с контентом. Еще следует выяснить, какие устройства используются сотрудниками больше всего. Далее необходимо узнать цену печати бумаги и стоимость обеспечения оргтехники.

После этого выбираются способы уменьшения трат на печать: полная или частичная замена изношенных устройств, перенаправление печатных процессов на аппараты, которые больше подходят для этого, принудительная практика двухсторонней печати, ввод офисных правил на использование аппаратов, демонстративный контроль за тем, как и где печатают бумаги сотрудники.

После аудита вы будете знать точную сумму трат компании на печать. Сможете увидеть, какие отделы и сотрудники используют больше всего аппараты. Направите сэкономленные деньги на развитие бизнеса.

Преимущество покопийного обслуживания печати
14.11.23
Преимущество покопийного обслуживания печати
В любом офисе должен быть организован процесс печати. Закупка собственной оргтехники не всегда бывает рентабельной, особенно для небольших частных предприятий. При аренде оборудования офисным работникам уже не нужно беспокоиться о закупках картриджей.
7 полезных советов: как экономить на печати
09.11.23
7 полезных советов: как экономить на печати
Расходы на печатающую технику не ограничиваются только покупкой и ремонтом, даже при небольших объемах печати картриджи рано или поздно заканчиваются и требуется их замена. Эти дополнительные траты, со временем могут сравниться с покупкой еще одного принтера.
Особенности применения цветной печати
10.10.23
Особенности применения цветной печати
Благодаря развитию технологий в сфере печати для решения повседневных задач выбирают цветной способ нанесения изображений. Красочные рисунки, логотипы, тексты можно встретить не только на офисных форматах, но и на баннерах и постерах.
Замена принтеров и МФУ в офисе: как часто это нужно
05.10.23
Замена принтеров и МФУ в офисе: как часто это нужно
Большинство офисных работников задаются вопросом надобности замены печатной техники, которая в рабочем состоянии. Некоторые считают, что трата денег на покупку обновленных моделей для замены техники, которая отслужила более десяти лет, бессмысленна.
Причины “замятия бумаги” в принтерах
12.09.23
Причины “замятия бумаги” в принтерах

Современные принтеры могут выполнять самодиагностику и «сообщать» об ошибках печати на электронном дисплее. Наиболее часто возникающая ошибка – «замятие бумаги». Она возникает, когда механизм принтера «зажевывает» бумажный лист.

Преимущества светодиодной печати над лазерной
06.09.23
Преимущества светодиодной печати над лазерной
В магазинах ассортимент печатающих устройств в основном представлен струйными и лазерными принтерами. Но существуют альтернативные модели, которые по своим отдельным параметрам превосходят лазерную и струйную технологию. Это светодиодные принтеры.
Причины распечатки черных листов в принтере
17.08.23
Причины распечатки черных листов в принтере
Одной из возможных проблем работы принтера может стать выход черных листов при распечатке документов. И хотя подобная неисправность случается не часто и причин выхода черных листов достаточно много, пользователь обязан знать, что может предпринять в этом случае. 

Способы оплаты:

Безналичная оплата

Ждём Вашего звонка:
Мы находимся по адресу:
123423, Россия, Москва, улица Народного Ополчения, 34с1, БЦ «Иткол»
Яндекс.Метрика LiveInternet counter