Главная / Статьи / Аудит печати - услуга компании «Копи-Консалтинг»

Аудит печати - услуга компании «Копи-Консалтинг»

Что такое аудит печати? Это услуга, подразумевающая детальный подсчет затрат на бумагу, чернила и прочие расходные материалы. Такой подсчет позволяет оптимизировать затраты офиса на печать и полностью контролировать процесс использования сетевых принтеров.

Какие меры необходимо предпринять, чтобы аудит печати был на 100% верным?

Аудит печатиЧтобы аудит печати был точным и соответствовал действительности, нужно проверить, правильно ли учтены в бухгалтерии издержки на обслуживание оргтехники и покупку расходных материалов. Просто в некоторых офисах подобные затраты относят к другим статьям издержек — доставка, оборудование, услуги и др.

Также следует оценить распределение расходов по направлениям деятельности компании и по ее отделам. Еще важно определить, используют ли работники офиса оргтехнику по назначению. Например, некоторые сотрудники могут распечатать черно-белый документ на цветном принтере. Они разницу не почувствует, однако она будет — так как цветной принтер использует более дорогие тонеры и чернила, чем черно-белый.

Не помешает выяснить, насколько эффективно используется бумага в офисе. Например:

  • Практикуется ли применение двусторонней печати
  • Удаляются ли в текстовом редакторе лишние отступы и пробелы
  • Используется ли средний шрифт при наборе текста (слишком большие символы будут занимать больше пространства на бумаге, следовательно, увеличится ее расход при печати)
  • Если остается несколько предложений, уменьшается ли шрифт, для того чтобы они уместились на одной странице
  • Печатается ли действительно то, что нужно (некоторые сотрудники из-за доступности оргтехники могут печатать документы, с которыми можно было бы поработать и в электронном виде)

Аудит печати помогает выявить факты нерационального использования принтеров и МФУ. Если корректно устранить нерациональный подход, то можно добиться существенного снижения издержек на печать.

Как можно экономить на печати бумаги?

Компания «Копи-Консалтинг» не первый год предоставляет услуги аудита печати. За время ее работы была собрана показательная статистика:

  • Подавляющее большинство офисов неправильно контролируют свои расходы на печать
  • Выделяют из прибыли компании только 3% на обеспечение печати
  • Один работник за год тратит на печать примерно 700 долларов
  • Примерно 15% уже напечатанных документов не используются сотрудниками офиса (они просто пылятся в коробках и шкафах)

Так как же сэкономить? Нужно определится с объемами печати черно-белых и цветных документов, а также с контентом. Еще следует выяснить, какие устройства используются сотрудниками больше всего. Далее необходимо узнать цену печати бумаги и стоимость обеспечения оргтехники.

После этого выбираются способы уменьшения трат на печать: полная или частичная замена изношенных устройств, перенаправление печатных процессов на аппараты, которые больше подходят для этого, принудительная практика двухсторонней печати, ввод офисных правил на использование аппаратов, демонстративный контроль за тем, как и где печатают бумаги сотрудники.

После аудита вы будете знать точную сумму трат компании на печать. Сможете увидеть, какие отделы и сотрудники используют больше всего аппараты. Направите сэкономленные деньги на развитие бизнеса.

Варианты лазерных принтеров для домашнего использования
25.03.22
Варианты лазерных принтеров для домашнего использования

Существует большое разнообразие типов принтеров — струйные, лазерные, многопрофильные. В каждой из категорий есть множество моделей для решения своих задач. Из статьи вы узнаете, какие лазерные принтеры подходят для дома, какие сильные и слабые стороны.

Почему для заправки картриджа лучше обращаться в сервисный центр?
16.03.22
Почему для заправки картриджа лучше обращаться в сервисный центр?

Заправка картриджа принтера может показаться обычным делом, но в действительности это довольно сложная задача. Особенно для того, кто никто раньше подобными делами не занимался. Поэтому для качественной заправки лучше обращаться в сервисный центр.

Разбираемся в том, как отличить оригинальный картридж Kyocera от подделки
25.02.22
Разбираемся в том, как отличить оригинальный картридж Kyocera от подделки

Принтеры бренда Kyocera пользуются большой популярностью среди покупателей благодаря своему высокому качеству. Соответственно, востребованы и картриджи к этим принтерам. Из-за этого в продаже находится немало подделок. Как же отличить оригинальный картридж от поддельного? Давайте разбираться.

Классификация МФУ и критерии их выбора
14.02.22
Классификация МФУ и критерии их выбора

О многофункциональных устройствах (МФУ) слышали многие, но не все правильно представляют, что они могут.

Когда и как заправлять картриджи
28.01.22
Когда и как заправлять картриджи

Краска, которую заправляют в картриджи принтеров, является расходным материалом. Периодически она заканчивается и требует пополнения. В какой момент необходима заправка, в чем сложность процедуры, почему она должна выполняться профессионалами — вопросы, ответы на которые мы рассмотрим в этой статье.

Из чего состоит лазерный картридж и как состояние его элементов влияет на качество печати
19.01.22
Из чего состоит лазерный картридж и как состояние его элементов влияет на качество печати

Лазерный картридж достаточно сложный механизм, состоящий из 9 основных элементов, распределенных на 2 отсека. Дефект любого из них снижает качество печати.

Немного полезного о тонерах для принтеров
11.01.22
Немного полезного о тонерах для принтеров

Тонером называется порошок, который используется для печати на лазерном принтере. Именно благодаря нанесению тонера на листы бумаги на них в процессе печати появляются изображения и текст.

Способы оплаты:

Безналичная оплата

Ждём Вашего звонка:
Мы находимся по адресу:
123423, Россия, Москва, улица Народного Ополчения, 34с1, БЦ «Иткол»
Яндекс.Метрика LiveInternet counter