Главная / Статьи / Аудит печати - услуга компании «Копи-Консалтинг»

Аудит печати - услуга компании «Копи-Консалтинг»

Что такое аудит печати? Это услуга, подразумевающая детальный подсчет затрат на бумагу, чернила и прочие расходные материалы. Такой подсчет позволяет оптимизировать затраты офиса на печать и полностью контролировать процесс использования сетевых принтеров.

Какие меры необходимо предпринять, чтобы аудит печати был на 100% верным?

Аудит печатиЧтобы аудит печати был точным и соответствовал действительности, нужно проверить, правильно ли учтены в бухгалтерии издержки на обслуживание оргтехники и покупку расходных материалов. Просто в некоторых офисах подобные затраты относят к другим статьям издержек — доставка, оборудование, услуги и др.

Также следует оценить распределение расходов по направлениям деятельности компании и по ее отделам. Еще важно определить, используют ли работники офиса оргтехнику по назначению. Например, некоторые сотрудники могут распечатать черно-белый документ на цветном принтере. Они разницу не почувствует, однако она будет — так как цветной принтер использует более дорогие тонеры и чернила, чем черно-белый.

Не помешает выяснить, насколько эффективно используется бумага в офисе. Например:

  • Практикуется ли применение двусторонней печати
  • Удаляются ли в текстовом редакторе лишние отступы и пробелы
  • Используется ли средний шрифт при наборе текста (слишком большие символы будут занимать больше пространства на бумаге, следовательно, увеличится ее расход при печати)
  • Если остается несколько предложений, уменьшается ли шрифт, для того чтобы они уместились на одной странице
  • Печатается ли действительно то, что нужно (некоторые сотрудники из-за доступности оргтехники могут печатать документы, с которыми можно было бы поработать и в электронном виде)

Аудит печати помогает выявить факты нерационального использования принтеров и МФУ. Если корректно устранить нерациональный подход, то можно добиться существенного снижения издержек на печать.

Как можно экономить на печати бумаги?

Компания «Копи-Консалтинг» не первый год предоставляет услуги аудита печати. За время ее работы была собрана показательная статистика:

  • Подавляющее большинство офисов неправильно контролируют свои расходы на печать
  • Выделяют из прибыли компании только 3% на обеспечение печати
  • Один работник за год тратит на печать примерно 700 долларов
  • Примерно 15% уже напечатанных документов не используются сотрудниками офиса (они просто пылятся в коробках и шкафах)

Так как же сэкономить? Нужно определится с объемами печати черно-белых и цветных документов, а также с контентом. Еще следует выяснить, какие устройства используются сотрудниками больше всего. Далее необходимо узнать цену печати бумаги и стоимость обеспечения оргтехники.

После этого выбираются способы уменьшения трат на печать: полная или частичная замена изношенных устройств, перенаправление печатных процессов на аппараты, которые больше подходят для этого, принудительная практика двухсторонней печати, ввод офисных правил на использование аппаратов, демонстративный контроль за тем, как и где печатают бумаги сотрудники.

После аудита вы будете знать точную сумму трат компании на печать. Сможете увидеть, какие отделы и сотрудники используют больше всего аппараты. Направите сэкономленные деньги на развитие бизнеса.

Выбираем МФУ и принтеры
25.08.22
Выбираем МФУ и принтеры

МФУ — разновидность периферийных устройств с функционалом принтера, копира и сканера. Некоторые из них умеют еще и с факсами работать. МФУ охотно покупают как для офиса, так и для дома, поскольку такая техника функциональна, достаточно компактна и обходится дешевле, чем принтер, сканер и копир в виде трех отдельных устройств.

Что нужно знать об оперативной памяти принтера
15.08.22
Что нужно знать об оперативной памяти принтера

Если вы хотите приобрести новую технику для офиса или дома, то обычно предварительно оцениваете ключевые характеристики моделей: разрешающую способность, наличие двусторонней печати, количество цветов, скорость печати. Но не нужно забывать и про оперативную память, от объема которой напрямую зависит производительность аппарата.

Как выбрать между покупкой нового принтера и ремонтом старого?
22.07.22
Как выбрать между покупкой нового принтера и ремонтом старого?

Поломка принтера — неприятное происшествие, будь то аппарат для офисного или домашнего использования. Если рабочая лошадка окончательно вышла из строя или допускает какие-либо ошибки при печати, перед ее владельцем встает настоящая дилемма. Что выгоднее в данном случае, выбросить старый агрегат и приобрести новый, с улучшенным функционалом и характеристиками или сдать принтер в ремонт, сэкономив на приобретении новой аппаратуры?

3 группы неисправностей лазерных принтеров
12.07.22
3 группы неисправностей лазерных принтеров

При выборе принтера или МФУ в офис или для дома опытные пользователи обращают внимание не только на цену, функционал и производительность. Они учитывают траты на эксплуатацию оргтехники.

5 возможностей сэкономить, используя лазерный принтер
22.06.22
5 возможностей сэкономить, используя лазерный принтер

Непростая геополитическая ситуация, разворачивающаяся на внутрироссийской и международной арене, неизбежно ведет к подорожанию как самой импортной оргтехники, так и ее обслуживания, содержания и ремонта. Конечно, владельцы печатающих устройств, включая принтеры, копиры, ФМУ и аналогичные изделия, стремятся по возможности снизить эти статьи расходов. И способы сделать это существуют, подробнее о них — ниже.

Компания Kyocera на пути к устойчивому будущему
15.06.22
Компания Kyocera на пути к устойчивому будущему

Выбор в пользу принтеров Kyocera Ecosys способствует высокоэффективной печати документов. Затраты на ведение документооборота меньше, чем при использовании оргтехники других брендов аналогичной производительности.

Лазерные МФУ Kyocera с искусственным интеллектом (серия TASKalfa)
26.05.22
Лазерные МФУ Kyocera с искусственным интеллектом (серия TASKalfa)

Цветные и монохромные лазерные многофункциональные устройства (МФУ) производства японской компании Kyocera заслужили признание по всему миру. В этой статье речь пойдет о серии МФУ последнего поколения TASKalfa.

Способы оплаты:

Безналичная оплата

Ждём Вашего звонка:
Мы находимся по адресу:
123423, Россия, Москва, улица Народного Ополчения, 34с1, БЦ «Иткол»
Яндекс.Метрика LiveInternet counter