Главная / Статьи / Аудит печати - услуга компании «Копи-Консалтинг»

Аудит печати - услуга компании «Копи-Консалтинг»

Что такое аудит печати? Это услуга, подразумевающая детальный подсчет затрат на бумагу, чернила и прочие расходные материалы. Такой подсчет позволяет оптимизировать затраты офиса на печать и полностью контролировать процесс использования сетевых принтеров.

Какие меры необходимо предпринять, чтобы аудит печати был на 100% верным?

Аудит печатиЧтобы аудит печати был точным и соответствовал действительности, нужно проверить, правильно ли учтены в бухгалтерии издержки на обслуживание оргтехники и покупку расходных материалов. Просто в некоторых офисах подобные затраты относят к другим статьям издержек — доставка, оборудование, услуги и др.

Также следует оценить распределение расходов по направлениям деятельности компании и по ее отделам. Еще важно определить, используют ли работники офиса оргтехнику по назначению. Например, некоторые сотрудники могут распечатать черно-белый документ на цветном принтере. Они разницу не почувствует, однако она будет — так как цветной принтер использует более дорогие тонеры и чернила, чем черно-белый.

Не помешает выяснить, насколько эффективно используется бумага в офисе. Например:

  • Практикуется ли применение двусторонней печати
  • Удаляются ли в текстовом редакторе лишние отступы и пробелы
  • Используется ли средний шрифт при наборе текста (слишком большие символы будут занимать больше пространства на бумаге, следовательно, увеличится ее расход при печати)
  • Если остается несколько предложений, уменьшается ли шрифт, для того чтобы они уместились на одной странице
  • Печатается ли действительно то, что нужно (некоторые сотрудники из-за доступности оргтехники могут печатать документы, с которыми можно было бы поработать и в электронном виде)

Аудит печати помогает выявить факты нерационального использования принтеров и МФУ. Если корректно устранить нерациональный подход, то можно добиться существенного снижения издержек на печать.

Как можно экономить на печати бумаги?

Компания «Копи-Консалтинг» не первый год предоставляет услуги аудита печати. За время ее работы была собрана показательная статистика:

  • Подавляющее большинство офисов неправильно контролируют свои расходы на печать
  • Выделяют из прибыли компании только 3% на обеспечение печати
  • Один работник за год тратит на печать примерно 700 долларов
  • Примерно 15% уже напечатанных документов не используются сотрудниками офиса (они просто пылятся в коробках и шкафах)

Так как же сэкономить? Нужно определится с объемами печати черно-белых и цветных документов, а также с контентом. Еще следует выяснить, какие устройства используются сотрудниками больше всего. Далее необходимо узнать цену печати бумаги и стоимость обеспечения оргтехники.

После этого выбираются способы уменьшения трат на печать: полная или частичная замена изношенных устройств, перенаправление печатных процессов на аппараты, которые больше подходят для этого, принудительная практика двухсторонней печати, ввод офисных правил на использование аппаратов, демонстративный контроль за тем, как и где печатают бумаги сотрудники.

После аудита вы будете знать точную сумму трат компании на печать. Сможете увидеть, какие отделы и сотрудники используют больше всего аппараты. Направите сэкономленные деньги на развитие бизнеса.

Как исправить ситуацию, если принтер печатает белые листы
27.12.22
Как исправить ситуацию, если принтер печатает белые листы

Документооборот — важная составляющая в работе любого учреждения, предприятия. И хотя делопроизводство в большинстве своем реализуется в электронном формате, часть документов по-прежнему применяются и хранятся в бумажной форме. Поэтому даже небольшой офис невозможно себе представить сегодня без печатающего устройства.

Как проверить качество печати принтера. Пробная и тестовая страницы
14.12.22
Как проверить качество печати принтера. Пробная и тестовая страницы

После установки принтера, замены картриджа и в некоторых других случаях на печать отправляют пробную страницу. Если она нормально читается и на ней отсутствуют дефекты, то, скорее всего, с печатающим устройством все нормально.

Зачем и как обновлять драйвера принтера
25.11.22
Зачем и как обновлять драйвера принтера

Программа, обеспечивающая взаимодействие принтера с операционной системой компьютера, именуется драйвером. Новый принтер сначала подключается к ПК физически, а затем на компьютер устанавливают программу-драйвер.

Свойства бумаги для принтеров
15.11.22
Свойства бумаги для принтеров

Для правильного выбора носителя печатной информации из множества предложений рынка необходимо иметь представление о характеристиках, свойствах принтерной бумаги.

Как надолго сохранить работоспособность принтера?
26.10.22
Как надолго сохранить работоспособность принтера?

Покупка принтера часто сопровождается тщательным изучением характеристик и функционала. В первую очередь обращают внимание на соотношение цены и технических параметров, и при этом мало кто думает над стоимостью последующего обслуживания и ремонта.

Советы по безопасной установке офисного принтера
13.10.22
Советы по безопасной установке офисного принтера

Сегодня практически в каждом офисе есть принтер или МФУ. Клерки печатают, копируют, сканируют документы, отправляют и принимают факсы с помощью многофункциональной печатающей техники. Без принтеров невозможно представить работу офиса, учебного заведения, банка, коммерческой фирмы или другой организации, сотрудники которой ведут бумажный документооборот.

Основные типы поломок МФУ
20.09.22
Основные типы поломок МФУ

Приобретение МФУ — в большинстве случаев выгодное решение, поскольку этот агрегат совмещает в себе функции принтера, сканера и копира. Преимуществами покупки являются очевидная экономия средств и места по сравнению с размещением нескольких видов оргтехники, удобство и простота использования.

Способы оплаты:

Безналичная оплата

Ждём Вашего звонка:
Мы находимся по адресу:
123423, Россия, Москва, улица Народного Ополчения, 34с1, БЦ «Иткол»
Яндекс.Метрика LiveInternet counter