Главная / Статьи / Аудит печати - услуга компании «Копи-Консалтинг»

Аудит печати - услуга компании «Копи-Консалтинг»

Что такое аудит печати? Это услуга, подразумевающая детальный подсчет затрат на бумагу, чернила и прочие расходные материалы. Такой подсчет позволяет оптимизировать затраты офиса на печать и полностью контролировать процесс использования сетевых принтеров.

Какие меры необходимо предпринять, чтобы аудит печати был на 100% верным?

Аудит печатиЧтобы аудит печати был точным и соответствовал действительности, нужно проверить, правильно ли учтены в бухгалтерии издержки на обслуживание оргтехники и покупку расходных материалов. Просто в некоторых офисах подобные затраты относят к другим статьям издержек — доставка, оборудование, услуги и др.

Также следует оценить распределение расходов по направлениям деятельности компании и по ее отделам. Еще важно определить, используют ли работники офиса оргтехнику по назначению. Например, некоторые сотрудники могут распечатать черно-белый документ на цветном принтере. Они разницу не почувствует, однако она будет — так как цветной принтер использует более дорогие тонеры и чернила, чем черно-белый.

Не помешает выяснить, насколько эффективно используется бумага в офисе. Например:

  • Практикуется ли применение двусторонней печати
  • Удаляются ли в текстовом редакторе лишние отступы и пробелы
  • Используется ли средний шрифт при наборе текста (слишком большие символы будут занимать больше пространства на бумаге, следовательно, увеличится ее расход при печати)
  • Если остается несколько предложений, уменьшается ли шрифт, для того чтобы они уместились на одной странице
  • Печатается ли действительно то, что нужно (некоторые сотрудники из-за доступности оргтехники могут печатать документы, с которыми можно было бы поработать и в электронном виде)

Аудит печати помогает выявить факты нерационального использования принтеров и МФУ. Если корректно устранить нерациональный подход, то можно добиться существенного снижения издержек на печать.

Как можно экономить на печати бумаги?

Компания «Копи-Консалтинг» не первый год предоставляет услуги аудита печати. За время ее работы была собрана показательная статистика:

  • Подавляющее большинство офисов неправильно контролируют свои расходы на печать
  • Выделяют из прибыли компании только 3% на обеспечение печати
  • Один работник за год тратит на печать примерно 700 долларов
  • Примерно 15% уже напечатанных документов не используются сотрудниками офиса (они просто пылятся в коробках и шкафах)

Так как же сэкономить? Нужно определится с объемами печати черно-белых и цветных документов, а также с контентом. Еще следует выяснить, какие устройства используются сотрудниками больше всего. Далее необходимо узнать цену печати бумаги и стоимость обеспечения оргтехники.

После этого выбираются способы уменьшения трат на печать: полная или частичная замена изношенных устройств, перенаправление печатных процессов на аппараты, которые больше подходят для этого, принудительная практика двухсторонней печати, ввод офисных правил на использование аппаратов, демонстративный контроль за тем, как и где печатают бумаги сотрудники.

После аудита вы будете знать точную сумму трат компании на печать. Сможете увидеть, какие отделы и сотрудники используют больше всего аппараты. Направите сэкономленные деньги на развитие бизнеса.

Искусственный интеллект в принтерах: новое слово в печати
24.03.25
Искусственный интеллект в принтерах: новое слово в печати
Стремительное развитие и широкое распространение технологий искусственного интеллекта затрагивает все большее число сторон человеческой деятельности. Одним из направлений, где влияние ИИ становится всё более ощутимым, является сфера печати.
Аренда МФУ: шесть случаев экономии и увеличения прибыли для бизнеса
04.03.25
Аренда МФУ: шесть случаев экономии и увеличения прибыли для бизнеса
Аутсорсинг офисной печати (долгосрочный) предлагает аренду принтеров и МФУ на период от месяца до года с оплатой по фиксированной ставке, включая установку, настройку, обслуживание и замену расходных материалов.
Актуальность покопийной печати и насколько это выгодно
24.02.25
Актуальность покопийной печати и насколько это выгодно
В случае, если организация не хочет закупать технику и обслуживать ее, то она заключает покопийный контракт с компанией-подрядчиком и платит ей не за сами принтеры, а только за количество отпечатанных страниц. Аутсорсер предоставляет оборудование для печати.
Преимущества аутсорсинга печати и из чего формируется цена услуги
12.02.25
Преимущества аутсорсинга печати и из чего формируется цена услуги
Аутсорсинг печати – это делегирование всех процессов печати аутсорсинговой компании, специализирующейся на оптимизации печатных расходов. Этот комплекс услуг охватывает множество разнообразных задач.
От чего зависит срок службы принтера и как его можно продлить
22.01.25
От чего зависит срок службы принтера и как его можно продлить
Эксплуатация принтеров с нарушениями установленных норм часто приводит к их быстрому износу. Владельцы техники осознают важность правильной эксплуатации и стараются придерживаться рекомендаций.
Когда выгодна аренда принтера на короткий срок
09.01.25
Когда выгодна аренда принтера на короткий срок
Есть две популярные разновидности аренды офисной техники: долгосрочная и краткосрочная. Например, если в планах напечатать флаеры, бейджи или другие раздаточные материалы, то краткосрочная аренда принтера станет лучшим решением.
Кому подойдет аутсорсинг печати и для чего переходить на услугу
24.12.24
Кому подойдет аутсорсинг печати и для чего переходить на услугу
Оптимизация расходов, в том числе на печать, интересует все компании без исключения. Известно, что затраты на покупку печатающей техники и ее обслуживание "съедают" значительную часть прибыли. Поэтому аутсорсинг печати становится популярной услугой.

Способы оплаты:

Безналичная оплата

Ждём Вашего звонка:
Мы находимся по адресу:
121467, Россия, Москва, улица Молдавская, дом 5, БЦ «ГрандКонсалт»
Яндекс.Метрика LiveInternet counter