Аутсорсинг офисной печати (долгосрочный) предлагает аренду принтеров и МФУ на период от месяца до года с оплатой по фиксированной ставке, включая установку, настройку, обслуживание, замену расходных материалов и ремонт. Краткосрочная аренда удобна для срочной печати или деловых мероприятий и предполагает плату за каждый день использования. Потенциальным арендаторам важно понимать, в каких случаях аутсорсинг печати и аренда оргтехники могут быть выгодны, а в каких нерациональными и затратными.
Мобильные организации
Если компания часто переезжает, покупка стационарного принтера нерациональна. Настольная техника может оказаться недостаточно мощной для сканирования и печати многостраничных договоров. Покупка нового дорогого аппарата для каждого объекта – неразумная трата средств. При переездах оборудование часто выходит из строя или быстро изнашивается из-за неправильного хранения. Аренда МФУ – более простой и эффективный способ. Заключение договора с компанией, предоставляющей такие услуги, избавляет от проблем с транспортировкой и установкой техники. Когда МФУ больше не требуется, арендодатель забирает его обратно на свой склад, где обеспечивает надлежащий уход.
Печать — дополнительная опция
Наличие МФУ в офисе, лофте или коворкинге заинтересовывает новых клиентов. Владельцы таких заведений обычно не готовы инвестировать в оборудование, которое окупится только через год-два. Но для коворкингов, где студенты и удаленные работники часто печатают документы, производительный и быстрый МФУ обязателен.
Долгосрочная аренда МФУ решает много задач: предлагает новую услугу, повышает тарифы, позволяет включить траты в себестоимость и сэкономить на налогах, избавляет от забот о поломках и тонере.
Невозможность инвестировать деньги в непрофильные активы
Вложение больших сумм в оргтехнику для молодого бизнеса рискованно, если только это не связано с типографией или копи-центром. Аренда многофункциональных устройств даст ряд преимуществ:
- не нужно вести учет МФУ как основное средство компании;
- можно не нанимать инженеров и ремонтные службы;
- не надо беспокоиться о быстрой реализации техники, если бизнес не успешен.
Открытие коворкинга требует детального расчета расходов для скорейшей самоокупаемости и получения прибыли.
Объемы печати известны, но на поддержание работы оборудования нет времени
Крупным предприятиям приходится печатать много документов, включая акты, накладные и т.д. Из-за загруженности сотрудников сложно контролировать и пополнять запасы расходных материалов. Поломка принтера или МФУ часто приводит к остановке процесса получения и отправки товаров. Бизнес может позволить себе покупку оборудования, но не хочет тратить время и силы на его обслуживание. Передача печати на аутсорсинг снижает риск остановки работы и финансовых потерь.
Печать большого объема документов несколько раз за год
Аудиторские фирмы редко печатают документы в течение всего года. Но во время сдачи отчетов объем печати возрастает в сотни раз. Покупка мощного аппарата может быть невыгодна, так как устройство будет простаивать после недели активной печати и требовать регулярного обслуживания. Вместо этого можно арендовать МФУ на короткий срок. Арендодатель устанавливает оборудование, обучает пользователей, предоставляет расходники, а после отчетного периода забирает устройство обратно на склад.
Оборудование не исправно, а работа не терпит отлагательств
В отличие от остальных ситуаций, здесь нужны срочные меры. С ростом цен на новое печатное оборудование аренда офисной техники стала особенно актуальной при неисправности. Ранее компании предпочитали ремонт, но теперь, когда стоимость нового фотобарабана может превышать цену МФУ, восстановление уже не кажется рациональным решением.
Компания «Копи-Консалтинг» оказывает услуги аренды оргтехники, поставляет картриджи, запчасти, обеспечивает техническую поддержку.
