Слухов и заблуждений о такой услуге как покопийная печать, в интернет-пространстве множество. Одни говорят, что это пустая трата средств, что расходы значительно превышают затраты на обычную печать, что недобросовестные аутсорсеры обслуживают технику не вовремя и спустя рукава и т.д и т.п.
Между тем, многие компании, особенно крупные, в стремлении сократить офисные издержки, уже давно перешли на покопийную печать. У них в бухгалтерских отчетах исчезли расходы на закупку печатного оборудования, его ремонт и обслуживание, и нет необходимости в персонале, ответственном за оборудование.
Что же такое покопийная печать и аутсорсинг
Аутсорсинг печати — это передача всех процессов печати, в том числе обеспечение техникой, на сторону компании, предоставляющих данную услугу. В случае, если организация не хочет закупать технику и обслуживать ее, то она заключает покопийный контракт с компанией-аутсорсером и платит ей только за количество отпечатанных страниц. Аутсорсер предоставляет:
- оборудование для печати;
- обучение персонала навыкам работы;
- диагностику и ремонт техники.
Расходники и запчасти тоже обеспечивает подрядчик, как и мониторинг и информационную безопасность. Клиент оплачивает только результат — число отпечатанных страниц.
Таким образом, достигается значительная экономия средств. Исчезают затраты на покупку печатного оборудования и ее модернизацию, расходники: бумага, тонер, чернила, содержание и вызов ремонтников. Если нужно увеличить скорость и качество печати или повысить ее функциональность - аутсорсер привезет и установит производительное МФУ, с возможностью сканирования, копирования и факсом.
Покопийный контракт
Клик-контракт это договор, которым оговариваются условия использования оборудования, стоимость отпечатка, объемы печати и другие услуги. Условия договора обычно бывают гибкими, потому что потребности бизнеса могут меняться.
Как ведется учет отпечатанных страниц
Точный учет в покопийной печати ведется с помощью специального программного обеспечения, отслеживающего количество копий. Данные идут в систему мониторинга аутсорсера. На основе отчета мониторинга выставляется счет.
Где востребована покопийная печать
В основном покопийная печать пользуется популярность, у всех крупных ритейлеров, в крупных торговых центрах, сетевых магазинах по продаже стройматериалов, бытовой техники, обуви и одежды, в аптечных сетях, в интернет-магазины с пунктами самовывоза.
Однако, стоит отметить, что при малых объемах печати покопийная печать может оказаться невыгодной. Дешевле будет купить собственный принтер.
Электронный документооборот
Зачем мне покопийная печать, если есть электронный документооборот? Так все еще считают многие бизнесмены. Но даже они, ведя бухгалтерию в электронном виде, все равно продолжают печатать бумажные копии документов. К бумаге доверия до сих пор больше.
Ученые проводили исследования, и пришли к неожиданному выводу. В странах, где официально был утвержден электронный документооборот, расход обычной офисной бумаги формата А4 увеличился вдвое.
Хотите минимизировать затраты на печать документов и забыть про ремонт и обслуживание офисной техники - обращайтесь в компанию Копи-Консалтинг. Мы предоставляем свои услуги по всей стране в режиме 24/7.
