При выборе многофункционального устройства для офиса или производства первый вопрос - о формате печати. А4 используется для большинства документов. А3 нужен тем, кто работает с чертежами, схемами, плакатами или широкими таблицами. Аренда МФУ формата А3 обходится дороже, и многие компании переплачивают за функцию, которая используется раз в месяц.
Как понять, какой формат действительно нужен, а на чём можно сэкономить? Разберём сценарии, сравним затраты и дадим чек-лист для принятия решения.
Когда без формата А3 не обойтись: реальные бизнес-задачи
Формат А3 (297×420 мм) по площади вдвое больше А4. Его применяют для печати и сканирования документов, которые не помещаются на стандартный лист.
Основные сценарии использования А3:
- Архитектура, строительство, проектирование. Чертежи, планы этажей, схемы инженерных систем, генпланы. Даже при редкой печати точность и масштаб на А4 теряются.
- Производство и логистика. Технологические карты, крупные схемы сборки, маршрутные карты. Рабочие на складе часто распечатывают их на А3 для наглядности.
- Образовательные учреждения (вузы, колледжи). Печать и копирование методических материалов, экзаменационных билетов с большими таблицами, плакатов для стендов. В сессию нагрузка может быть высокой.
- Полиграфия и дизайн. Макеты буклетов, листовок, постеров. Даже если итоговое изделие меньше, согласование макета часто происходит на А3.
- Медицина (рентген, УЗИ). Снимки печатаются на плёнке формата А3 или близком к нему. Специализированные медицинские МФУ - отдельная история, но некоторые цветные А3-устройства подходят для предварительной печати снимков.
- Ритейл и HoReCa. Большие ценники, планограммы выкладки товара, меню на стойках, схемы эвакуации.
Пример из практики: Строительная компания использует аренду цветного МФУ А3 для печати чертежей генплана и схем инженерных сетей - в среднем 50-100 листов в неделю. Без А3 пришлось бы печатать чертежи частями и склеивать, что ведёт к ошибкам и потере времени.
Когда А4 более чем достаточно: не платите за лишнее
Для большинства офисных задач А4 остаётся стандартом, и его возможностей хватает. Переплачивать за А3 стоит только тогда, когда реальные бизнес-процессы этого требуют.
В каких случаях А4 полностью закрывает потребности:
- Бухгалтерия и финансы: счета, акты, накладные, платёжные поручения
- Юридические договоры, спецификации, приложения
- Кадровые документы: заявления, приказы, личные дела
- Обычная деловая переписка и внутренняя документация
- Отчёты в электронном виде – если их печатают, то для подписи, а не для чтения громоздких таблиц. Для таблиц шире А4 можно настроить альбомную ориентацию или уменьшить масштаб.
Простое правило: Если за последние полгода в компании ни разу не возникала задача распечатать документ шире А4 (и в ближайшие месяцы она не предвидится), то А4-устройства вам достаточно. Исключение - когда какой-то отдел редко, но всё же печатает А3 (например, раз в месяц). Тогда имеет смысл взять в аренду МФУ А3 одно на весь офис, а остальные поставить А4.
Сравнение аренды А3 и А4: цена, скорость, удобство
Разница в стоимости аренды МФУ между форматами может быть значительной.
| Параметр | МФУ формата А4 | МФУ формата А3 |
|---|---|---|
| Месячная арендная плата | Низкая (базовый тариф) | Выше на 30–70% при сопоставимом классе |
| Стоимость покопийной печати (ч/б) | ~0,6-1 руб. | ~1-1,8 руб. |
| Стоимость покопийной печати (цвет) | ~3-6 руб. | ~6-12 руб. |
| Типичная скорость печати | 20-40 стр./мин (А4) | 20-30 стр./мин (А4), А3 - медленнее |
| Габариты и вес | Компактные, помещаются на стол | Громоздкие, нужна отдельная тумба или пол |
| Надёжность автоподатчика | Стандартная | Механизм сложнее, больше потенциальных проблем |
Важное замечание: Аренда цветного МФУ А3 обойдётся ещё дороже, чем чёрно-белого. Если цвет нужен, а А3 - редко, выгоднее иметь одно цветное А4 МФУ и одно монохромное А3.
Пример расчёта: Офис из 30 человек печатает 8000 страниц в месяц. При аренде МФУ А4 (ч/б) со стоимостью отпечатка 0,7 руб. выходит 5600 руб./мес. При аренде МФУ А3 с ценой 1,4 руб. за страницу - 11 200 руб./мес. Переплата 5600 руб. в месяц даёт 67 200 руб. в год. На эти деньги можно купить недорогой принтер А3 или оплатить печать в копировальном центре.
Цвет или чёрно-белый: как сочетать с форматом
Формат и цветность - независимые характеристики, но на практике их часто связывают.
- Чёрно-белое А4 - самый массовый вариант для бухгалтерии, кадров, юристов, администрации.
- Цветное А4 – для отделов продаж, маркетинга, дизайна, руководства.
- Чёрно-белое А3 - для чертежей, схем, строительства, проектных отделов (цвет там не критичен).
- Цветное А3 - для полиграфии, рекламных агентств, производств, где нужны схемы с цветной маркировкой или презентационные постеры.
Оптимальная конфигурация для офиса, которому иногда нужен А3: два-три арендованных МФУ А4 (ч/б или цвет под задачи отделов) + одно устройство А3 на всех (чёрно-белое, если цвет нужен редко, или цветное - если часто).
Чек-лист перед заказом аренды МФУ
Чтобы не переплачивать, ответьте на пять вопросов:
- Как часто нам нужна печать на А3? Если реже раза в неделю - рассмотрите альтернативы.
- Кто именно печатает А3? Если один отдел - ставьте устройство у них; если разрозненные сотрудники - в общем доступе.
- Цветной или чёрно-белый нужен А3? Если цвет не критичен - берите ч/б, сэкономите 40–60% тарифа.
- Есть ли место под громоздкое устройство? А3-МФУ значительно крупнее, особенно с автоподатчиком (ширина от 55 см, глубина от 60 см, вес от 30 кг).
- Не проще ли печатать А3 на стороне? При объёмах до 50 страниц в месяц заказ в копировальном центре (30–100 руб./лист) может оказаться выгоднее.
Альтернативы при редкой потребности в А3:
- Услуги копировального центра – нет необходимости обслуживать технику
- Использование плоттера, если он уже есть (он может заменить А3 МФУ)
- Краткосрочная аренда МФУ А3 – например, на месяц интенсивной работы
Примеры из практики
Кейс 1. Юридическая фирма (40 человек). Арендовала одно цветное А3 МФУ на весь офис. Через полгода анализ показал: А3 печатается не более 10 страниц в месяц (графики для совещаний). Остальное - А4. Фирма перешла на аренду двух А4 МФУ (ч/б и цвет) + заказ одиночных А3 в копировальном центре. Экономия за год - 85 000 рублей.
Кейс 2. Архитектурное бюро (15 человек). Ежедневно печатает до 50 чертежей А3 и А2 (на плоттере). Для промежуточной печати и сканирования чертежей нужно быстрое А3 МФУ. Взяли в аренду черно-белого МФУ А3 и цветное А4 для презентаций. Такая комбинация в два раза дешевле, чем аренда двух цветных А3.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли на А4 МФУ печатать А3?
Нет, лист А3 физически не поместится в лоток и не пройдёт через механизм.
Что дороже: аренда принтера А3 или А4?
Аренда принтера А3 дороже на 30-70% в зависимости от модели и включённого сервиса.
Нужно ли специальное место для А3 МФУ?
Да, они крупнее и тяжелее: ширина от 55 см, глубина от 60 см, вес от 30 кг. Требуется прочная тумба или отдельный стол.
Можно ли сканировать А3 на обычном А4 МФУ?
Нет, сканер А4 не захватывает большую площадь. Если нужно сканировать чертежи, выбирайте аренду МФУ с планшетом А3.
Итог
Выбирая между А3 и А4 при аренде МФУ, ориентируйтесь на реальную частоту использования большого формата. Для 90% офисов достаточно А4, а А3 - нишевое решение для строителей, проектировщиков, учебных заведений и полиграфии. Если А3 нужен, но редко - используйте комбинированную схему: основу из А4 устройств плюс одно А3 на всех. Начните с анализа задач по чек-листу – и вы не переплатите.
Нужно подобрать оптимальную конфигурацию МФУ под ваш офис? Компания «Копи-Консалтинг» предлагает аренду МФУ А3 и А4 с гибкими тарифами и покопийной оплатой. Проведём бесплатный аудит печатной нагрузки, рассчитаем экономию и предложим готовое решение. Получите консультацию по телефону +7 (499) 197-02-74 или оставьте заявку на сайте.
